Ryhmä- ja kokousvarausten sopimusehdot

Sopimusehdot koskevat kaikkia Scandic Hotels Oy -hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Voidaksemme taata, että ryhmä- ja kokousjärjestelymme onnistuvat sovitulla tavalla edellytämme, että seuraavia ehtoja ja suosituksia noudatetaan, mikäli ei ole erikseen toisin sovittu.

Varauksen vahvistus ja sitovuus

Varaus peruutusehtoineen astuu sitovasti voimaan ilman allekirjoitusta kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti tai kirjallisesti ja myyntipalvelu vahvistaa varauksen kirjallisesti. Varauksesta vastaa tilaaja.

Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse
myyntipalveluun.

Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Tilaisuuden yksityiskohtainen ohjelma on toimitettava kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta.

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Scandicin kirjallista suostumusta.

Yleiset peruutusehdot

Peruutukset ja muutokset varauksiin voidaan tehdä ilman kuluja viimeisimmästä vahvistetusta huonevuorokausimäärästä tai henkilömäärästä alla olevan taulukon mukaisesti, mahdollinen tilaisuuden minimiostoraja huomioiden;

Vähintään 50 hengen/huonevuorokauden varauksessa voit tulopäivänä perua vielä kaksi osallistujaa/ huonevuorokautta kuluitta.

Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Scandicilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita.

Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä. Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta. Tilaisuuden peruuntuessa peruutuskulut laskutetaan jälkikäteen peruutusehtojen mukaisesti.

Käsitteet taulukossa

Minimiostoraja

Tilaisuuden minimiostoraja on summa, joka vähintään veloitetaan per tilaisuus. Minimiostoraja koskee varauksessa olevia tiloja ja niihin varattuja palveluita pois lukien majoitus sekä kolmannen osapuolen toimittamat palvelut. Mahdolliset yritys- tai kampanja-alennukset on huomioitu. Mikäli tilaisuuden arvo jää alle minimiostorajan veloitamme erotuksen. Suosittelemme lisätarjoiluja, jolloin erotus on mahdollisimman pieni tai sitä ei tule lainkaan. Minimiostorajan lisäksi tilaisuutta koskevat myös peruutusehdot. Tilaisuuden peruuntuessa kokonaan sovelletaan peruutusehtoja.

Peruutusehdoista

Koko varausta sitovat yhdet peruutusehdot. Viimeisen kuluttoman peruutuspäivän jälkeen varaus pysyy koko varauskaaren ajan samassa taulukon sarakkeessa vaikka varaus pienenisikin. Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa hotellilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Jos varauksessa on sekä kokousta että majoitusta ja ne eivät mene samaan sarakkeeseen, sovelletaan suuremman varauksen ehtoja.

Esimerkkejä:

1. Varaat 25 hengen kokouksen kolmeksi päiväksi sekä 25 hotellihuonetta
   3 yöksi. -> Huonevuorokausia kertyy yhteensä 75 joten ehdot 51-100 sarakkeen mukaisesti.
2. Varaat 100 huonetta viideksi yöksi. -> Huonevuorokausia yhteensä 500, ehdot yli 401 sarakkeen mukaisesti.

Maksuehdot

Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Laskutus on mahdollista vain, jos yrityksellä on voimassa oleva laskutussopimus Scandic Hotels Oy:n kanssa. Kaikkiin laskuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu. Jos maksuehtoja ei ole muuten määritelty, asiakas maksaa käteisellä, pankkikortilla tai luottokortilla. Kun maksu suoritetaan paikan päällä, varauksen takuuksi tarvitaan luottokortin numero ja voimassaoloaika etukäteen. Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun varauksesta. Maksuajan ylittyessä Scandicilla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästyskorkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaus.

Tilauksen muutos

Scandicilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun, tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Scandic ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa
hotellin maineen tai turvallisuuden.

Hinnat

Hotelli pidättää oikeuden hintojen tarkistukseen vuosittain ja myös mikäli veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia. Tällaisissa tapauksissa Scandicin tulee ilmoittaa muutoksista sopimusosapuolelle.

Kaikki kokonaishinnat on arvioitu saatujen tietojen ja päivämäärien mukaisesti, ja niihin sisältyy arvonlisävero. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä).

Hinnat eivät sisällä komissiota jollei vahvistuksessa toisin mainita.

Tilaajan vastuu

Scandic ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa tai hotellihuoneissa
tai jotka unohtuvat sinne. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

Erityistoiveet

Erityistoiveet – liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin – tulee ilmoittaa myyntipalveluun mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

Muutokset hotellin tiloissa

Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen Scandicin kanssa.

Tarjoilut ja juomat

Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.

Aineiston toimittaminen hotelliin

Hotelliin toimitettavasta aineistosta tulee ilmoittaa ajoissa. Scandic ei vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava aineisto (mukaan lukien pakkausmateriaalit) on vietävä pois tilaisuuden päätyttyä. Mikäli aineistoa jää
paikalle, Scandicilla on oikeus toimittaa se pois asiakkaan kustannuksella.

Valokuvaaminen hotellissa

Valokuvien ja liikkuvan kuvan tallentaminen hotellissa ei ole sallittua ilman
Scandicin lupaa.

Hotellin mahdollinen kiinniolo ja remontointi

Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

a. hankkeen suunniteltu laajuus
b. töiden aloitus ja valmistumisaikataulu
c. hankkeen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin
d. hotellin suunnitelma häiriöiden vähentämiseksi asiakkaan tilaisuuteen.

Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.

Hotellin operaattorin toiminnan päättyminen

Hotellioperaattorin saadessaan tiedon toimintansa päättymisestä tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, mikäli sillä on vaikutusta tapahtuman
toteutumiseen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista asioista:

a. operatiivisen toiminnan päättymispäivämäärä
b. toiminnan päättymisen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin
c. operaattorin mahdollisuus tarjota vastaavaa tilaa muista operaattorin yksiköistä

Hotellin toiminnan päättyminen ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.

Ristiriitatilanteet

Tästä sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettely tapahtuu yhden välimiehen toimesta. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki. Välimiesmenettelyn kieli on englanti mutta osapuolten yhteisestä sopimuksesta se voi olla suomikin. Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Ylivoimainen este, Force Majeur

Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä vahvistus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta sodan, viranomaispäätösten, terroritekojen, luonnonmullistusten, lakkojen, sisäpoliittisten levottomuuksien
tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.