Yhteenveto Scandic Hotels Holding AB:n tietosuojasta
Tässä tietosuojaselosteessa ("tietosuojaseloste") kuvataan, miten Scandic Hotels Holding AB, (y-tunnus 556723-5725) ("Scandic-konserni") yhdessä konserniin kuuluvien yhtiöiden (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotel A/S, Scandic Hotels Oy, Scandic Hotels Deutschland GmbH) kanssa käyttää keräämiämme tai sinun vieraana, asiakkaana tai toimittajana meille antamiasi tietoja seuraavista tärkeimmistä syistä:
- Hallinnoidaksemme varauksiasi hotelleissamme
- Scandic Friends- ja/tai Scandic Sports -jäsenyytesi hallinta
- Jotta voimme vastata sähköpostitse saatuihin kysymyksiin tai kommentteihin, meidän on käsiteltävä sähköpostiviestejä, nimiä ja muita sähköpostitse annettuja henkilötietoja.
- Jotta voimme täyttää esimerkiksi kirjanpitolain meille asettamat lakisääteiset velvoitteet, meidän on säilytettävä kirjanpitotietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja määrätyn ajan.
- Suojautuaksemme ulkoisilta ja sisäisiltä uhilta, käsittelemme teknisiä lokeja, joista henkilötietoja voi löytyä.
Löydät tietoa siitä, miten voit ottaa meihin yhteyttä, alla olevasta otsikosta Keneen voit ottaa yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.
Tietosuojaseloste
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi ja syntymäaika) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite) - Erityiset henkilötietoryhmät (esim. terveystiedot, kun varaat huoneen liikuntarajoitteisille) - Tarvittaessa Scandic Friends -jäsennumero - Muut varauksen yhteydessä antamasi tiedot (esim. kerrospyynnöt) - Pankki- tai luottokortin numero | Käsittely on välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (hotellimajoituksen tarjoamiseksi). Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviin henkilötietoryhmiin hankimme suostumuksesi. |
2.2 Muut hotelleihimme liittyvät palvelut
Monissa Scandicin hotelleissa on palveluja, kuten ravintoloita ja baareja, aamiainen, huonepalvelu, minibaari, uima-allas- ja kylpyläpalveluita, pesula, pysäköinti, taksitilaus, maksuton Wi-Fi jne. Jos käytät jotakin näistä palveluista hotelleissamme, henkilötietojasi voidaan käsitellä (a) kyseisten varausten ja lisäpalvelun käytön hallinnoimiseksi, (b) näistä varauksista tiedottamiseksi viestintäkanaviemme kautta (esim. sähköposti, tekstiviesti tai puhelin) ja (c) tällaisista lisäpalveluista ja/tai -tiloista aiheutuvien kustannusten hallinnoimiseksi.
Jos annat meille edellä mainittujen palveluiden puitteissa arkaluonteisia henkilötietoja (esim. tietoja allergioista tai muista mieltymyksistä), hankimme suostumuksesi tällaisten tietojen käsittelyyn toiveidesi huomioon ottamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero) - Scandic Friends -jäsennumero, jos sellainen on |
2.3 Hotellin sisään- ja uloskirjautuminen
Kun yövyt Scandic-hotellissa, käsittelemme henkilötietojasi (a) hallinnoidaksemme saapumistasi ja lähtöäsi hotellistamme, (b) antaaksemme sinulle avainkortin varattuun huoneeseen, (c) käsitelläksemme luottokortteja ja/tai muita maksuvälineitä koskevia tietoja varmistaaksemme oleskelusi maksamisen, (d) hallinnoidaksemme Scandic Friends -jäsenyyteen liittyviä asioita, kuten maksaaksemme hotellilaskuja pisteillä, (e) käsitelläksemme tiettyjä Scandic-majoittumispyyntöjäsi Scandic Friends -profiilisi mukaisesti, (f) hallinnoidaksemme ja mahdollisesti arvioidaksemme, oletko oikeutettu huoneluokan korotukseen, ja käsitelläksemme tämän tarvittaessa, (g) käsitelläksemme oleskelusi maksun, (h) valmistellaksemme, tulostaaksemme tai lähettääksemme laskun oleskelustasi, (i) käsitelläksemme asiakaspalveluun liittyviä asioita ja (j) maksaaksemme komissiota matkatoimistollesi (jos sovellettavissa).
Jos et saavu paikalle ilman peruutusta tai teet peruutuksen liian myöhään Scandicin varaussääntöjen mukaisesti, käsittelemme henkilötietojasi (a) peruuttaaksemme majoittumisesi ja muut mahdollisesti tekemäsi varaukset ja (b) hallinnoidaksemme, käsitelläksemme ja maksaaksemme erääntyneitä summia.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi) |
2.4 Asiakas- ja kanta-asiakasohjelmat (Scandic Friends ja Scandic Sports)
Scandic tarjoaa kanta-asiakasohjelmat Scandic Friends ja Scandic Sports. Scandic Friends on tarkoitettu niille, jotka haluavat ansaita pisteitä ja muita etuja majoittuessaan hotelleissamme tai vieraillessaan ravintoloissamme. Scandic Sports on jäsenyys, joka tarjoaa sinulle ja urheilujoukkueillesi etuja (esimerkiksi alennettuja hintoja hotelleissa).
Jos olet Scandic Friends- tai Scandic Sports -jäsen, käsittelemme henkilötietojasi jäsenyytesi tarjoamiseksi, hallinnoimiseksi, ylläpitämiseksi ja seurannaksi (esimerkiksi pisteiden myöntämiseksi pisteisiin oikeuttavista ostoksista). Käsittelemme henkilötietojasi myös tiedottamista, viestintää, jäsenyyttäsi koskeviin tiedusteluihin vastaamista sekä suoramarkkinointia varten tekstiviestillä, sähköpostilla, push-ilmoituksilla ja muilla vastaavilla yhteydenottotavoilla – mukaan lukien tarjoukset Scandicin, franchising-kumppaneidemme ja Scandic Friends -kumppaneiden palveluista (luettelo nykyisistä Scandic Friends -kumppaneista löytyy täältä). Tällainen suoramarkkinointi voi perustua aiempiin vuorovaikutuksiisi Scandicin kanssa, mukaan lukien ostohistoria, jäsenprofiiliin syötetyt tiedot, asiakaskyselyihin annetut vastaukset, yhteydenotot asiakaspalveluun sekä verkkokäyttäytyminen Scandicin verkkosivustolla tai sovelluksessa.
Jos annat suostumuksesi parannettuun personointiin, Scandic voi luoda sinulle entistä yksilöllisemmän jäsenyyden ja lähettää sinulle personoituja tarjouksia vuorovaikutuksesi perusteella Scandic Friends -kumppaneiden kanssa. Scandic voi myös jakaa personoituun jäsenyyteesi käytettyjä henkilötietoja Scandic Friends -kumppaneiden kanssa analytiikka- ja markkinointitarkoituksiin – esimerkiksi kumppanuuksien seuraamiseksi, uusien relevanttien tuotteiden kehittämiseksi ja tarjousten räätälöimiseksi kiinnostuksesi mukaan. Scandic Friends -kumppanit voivat mukauttaa sinulle jo lähettämäänsä viestintää niiden henkilötietojen perusteella, joita olemme heille jakaneet. Kukaan Scandic Friends -kumppaneista ei kuitenkaan lähetä sinulle markkinointiviestintää pelkästään Scandicille antamasi suostumuksen perusteella. Jos haluat lopettaa markkinointiviestien vastaanottamisen Scandicilta tai peruuttaa suostumuksesi parannettuun personointiin, voit tehdä sen milloin tahansa käyttämällä asiaankuuluvissa digitaalisissa viesteissä olevia linkkejä tai muuttamalla asetuksia jäsenprofiilissasi.
2.5 Markkinointi omissa ja ulkoisissa digitaalisissa kanavissa
Voimme lähettää sinulle suoramarkkinointia tekstiviestillä, sähköpostilla, push-ilmoituksilla ja muilla vastaavilla yhteydenottotavoilla – mukaan lukien tarjoukset Scandicin, franchising-kumppaneidemme ja yhteistyökumppaneidemme palveluista – jos olet tehnyt varauksen, majoittunut kanssamme, käyttänyt palveluitamme tai olet kanta-asiakasohjelmiemme jäsen. Tällainen suoramarkkinointi voi perustua aiempiin vuorovaikutuksiisi Scandicin kanssa, kuten ostohistoriaan, asiakaskyselyihin annettuihin vastauksiin ja yhteydenottoihin asiakaspalveluun. Jos olet aloittanut varauksen mutta et ole viimeistellyt sitä, voimme myös lähettää sinulle muistutuksen suoramarkkinointiviestinä.
Jos et enää halua vastaanottaa suoramarkkinointia meiltä, voit peruuttaa markkinointiviestit klikkaamalla viesteissä olevaa peruutuslinkkiä tai ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 9 kuvatulla tavalla.
Kun vierailet verkkosivustoillamme ja olet antanut suostumuksesi evästeiden tallentamiseen laitteellesi, saat asiakaskokemuksen, joka on sinulle merkityksellisempi ja inspiroivampi. Evästedatan avulla personointijärjestelmä voi seurata vuorovaikutustasi sivustolla ja esittää sinulle relevantimpia palveluita sen mukaan, mitä palveluita katsot, lisäät ostoskoriin ja/tai ostat. Jos sinulla on tili ja kirjaudut sisään tai käytät samaa selainta kuin aiemmalla vierailulla, järjestelmämme voivat yhdistää aiemmat vuorovaikutuksesi sivustolla uuteen vierailuusi. Näin sinulle voidaan jatkossakin esittää sinulle sopivampia tuotteita.
Teemme yhteistyötä mainontakumppaneiden, kuten Metan ja Googlen, kanssa, joiden avulla voimme tunnistaa oikeat asiakassegmentit sekä viestiä, luoda ja jakaa personoitua mainossisältöä. Voimme jakaa sinusta keräämämme tiedot sekä salatun sähköpostiosoitteesi mainoskumppaneidemme kanssa. Tämän tarkoituksena on näyttää sinulle osuvia mainoksia kolmansien osapuolten verkkosivustoilla ja sovelluksissa. Tätä varten tarkistamme tietosi kyseisen mainoskumppanin tietokannasta. Jos osuma löytyy, saat osuvaa mainossisältöä syötteessäsi joillakin sosiaalisen median sivustoilla. Jos vastaavuutta ei löydy, tietosi tuhotaan turvallisesti. Henkilötietojasi käsitellään turvallisesti käyttämällä tekniikkaa, jota kutsutaan hajautukseksi. Tämä tarkoittaa, että tietosi salataan siten, että kukaan muu kuin vastaanottaja ei voi lukea niitä nimenomaisesti ilmoitettuun tarkoitukseen. Jokainen mainoskumppani on rekisterinpitäjä oman käsittelyosuutensa osalta, mukaan lukien henkilötietojen siirto ETA:n ulkopuolisiin maihin.
2.6 Lahjakortti / voucher
Scandicin yhteistyökumppaneilta on mahdollista ostaa lahjakortteja, joilla voi maksaa hotellihuoneita, käyttää ravintoloissamme tai muiden hotelliemme tarjoamien palveluiden yhteydessä.
Jotta lahjakortti olisi kelvollinen, meidän on käsiteltävä sinun ja tarvittaessa lahjakortin vastaanottajan henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero) | Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (lahjakorttien/lahjakorttien tarjoaminen) |
Miten henkilötietoja kerätään |
3. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käsittelymme tarkoitusten täyttämiseksi. Sen jälkeen poistamme henkilötietosi turvallisesti tai teemme niistä tunnistamattomia, jotta niitä ei ole enää mahdollista yhdistää sinuun. Jokaisella edellä mainitulla käsittelyllä on määritelty säilytysaika. Huomaa kuitenkin, että voimme säilyttää sinua koskevia tietoja pidempään, jos oikeudenkäynti aloitetaan tai jos sovellettava laki sitä edellyttää.
Scandic poistaa Henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja yllä mainittujen kriteerien mukaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Scandic poistaa henkilötietosi tai tekee niistä tunnistamattomia, kun käsittelyn tarkoitus on täytetty.
4. Vastaanottajat, joiden kanssa jaamme tietoja
Henkilötietojasi voidaan siirtää vastaanottajille EU/ETA-alueella ja sen ulkopuolella, ja Scandic tekee aina tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset puolestamme Henkilötietoja käsittelevien yritysten kanssa, joiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen käsittelyn riittävä suojaustaso.
Alihankkijamme käsittelevät henkilötietojasi vain nimenomaisten ohjeidemme mukaisesti eivätkä saa, ellei nimenomaisesti mainita, käsitellä henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa. Laki ja sopimus edellyttävät niitä myös henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä ja tunkeutumiselta.
| Henkilötietojen vastaanottajat | Siirron tarkoitus | Siirron oikeusperusta |
|---|---|---|
Franchisingyrittäjät | Scandic säilyy aina henkilötietojesi rekisterinpitäjänä Scandic Friends -jäsenyytesi aikana. Siirrämme kuitenkin tietoja franchisingyrittäjälle, jotta sinulle voidaan myöntää pisteitä esimerkiksi majoittumisestasi franchisinghotellissa. Näissä tapauksissa franchisingyrittäjä toimii henkilötietojen käsittelijänä puolestamme ja käsittelee tietoja ainoastaan antamiemme nimenomaisten ohjeiden mukaisesti. | Siirto on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi kanssasi. |
Alihankkijat varaus-, asiakaspalvelu-, IT- ja maksupalveluissa | Jotta voimme toteuttaa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, käytämme muiden yritysten apua velvoitteidemme täyttämiseksi sinua kohtaan. Tämän vuoksi jaamme henkilötietojasi Scandicille palveluja tarjoaville yrityksille, kuten varaus-, asiakaspalvelu-, analytiikka-, viestintä- ja markkinointimateriaalien toimituspalveluihin. Jaamme henkilötietojasi myös yrityksille, jotka vastaavat IT-ratkaisujemme toiminnasta, tallennuksesta, teknisestä tuesta ja ylläpidosta. Lisäksi luovutamme henkilötietojasi maksupalveluntarjoajille, jotka tarjoavat meille maksupalveluita, jotta voimme vastaanottaa maksuja sinulta. | Siirto on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi kanssasi. |
Alihankkijat analytiikka-, markkinointi-, IT-toiminta- ja tietoturvapalveluissa. | Jotta voimme toteuttaa analytiikkapalvelut, markkinoinnin asiakkaillemme sekä hallinnoida IT-toimintoja, tallennusta, teknistä tukea ja IT-palveluidemme ylläpitoa, jaamme henkilötietojasi yrityksille, jotka tuottavat näitä palveluja puolestamme. | Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme toteuttaa suoramarkkinointia asiakkaillemme sekä varmistaa vastuullamme olevien tietojen riittävä suojaus. |
Scandic Friends -kumppaneilta | Saatamme jakaa tietoja henkilökohtaisesta Scandic Friends -jäsenyydestäsi (kuten ostohistoria ja mieltymykset) kumppaneidemme kanssa analytiikka- ja markkinointitarkoituksiin, esimerkiksi kumppanuuksien seuraamiseksi, uusien relevanttien tuotteiden kehittämiseksi sekä tarjousten räätälöimiseksi kiinnostuksesi perusteella. | Käsittely perustuu suostumukseesi. |
4.1 Muut vastaanottajat
Siirrämme tarvittaessa henkilötietojasi muille kuin edellä mainituille vastaanottajille, jos se on tarpeen alla olevien tarkoitusten täyttämiseksi.
| Henkilötietojen vastaanottajat | Siirron tarkoitus | Siirron oikeusperusta |
|---|---|---|
Viranomaiset | Luovutamme sinua koskevia henkilötietoja viranomaisille, jos laki sitä edellyttää. | Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. |
Perintätoimistot | Jos et maksa, siirrämme henkilötietosi perintätoimistolle velan perimiseksi meiltä. | Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme saada maksusuoritus. |
Tuomioistuin, vastaajat jne. | Oikeudellisen riidan yhteydessä siirrämme tarvittaessa henkilötietojasi tuomioistuimelle, viranomaiselle tai vastapuolelle oikeuksiemme turvaamiseksi. | Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme voida turvata oikeutemme. |
Liiketoiminnan luovutus tai muu liiketoiminnan luovutus | Jos Scandic uudelleenjärjestelee liiketoimintaansa tai jos toinen yritys hankkii Scandicin tai osan liiketoiminnastamme, jaamme tietojasi kolmannelle osapuolelle, joka suorittaa due diligence -prosessin, sekä sille osapuolelle, joka hankkii koko liiketoiminnan tai sen osan ja joka ottaa vastatakseen tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tietoihin liittyvät oikeudet ja velvollisuudet.
| Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi liiketoimintojen myyntien, uudelleenjärjestelyjen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä. |
5. Miten henkilötietosi suojataan?
Henkilötietojesi suojaaminen on Scandicille äärimmäisen tärkeää, minkä vuoksi olemme toteuttaneet tarvittavat organisatoriset ja tekniset turvatoimet varmistaaksemme, että henkilötietosi suojataan esimerkiksi katoamiselta, manipuloinnilta ja luvattomalta käytöltä. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa työntekijöidemme koulutus, prosessit siitä, miten käsittelemme tietoja ja miten rakennamme IT-infrastruktuurimme.
Tietoturvatoimintamme tarkoituksena on toteuttaa asianmukainen tietovarojen suojaustaso ja ennaltaehkäisevät riskitoimenpiteet.
Työntekijämme saavat koulutusta tietosuojasta ja ovat vastuussa velvoitteidensa täyttämisestä. Yhteistyökumppanimme ovat myös velvollisia varmistamaan, että heidän työntekijänsä noudattavat samoja säännöksiä kuin me ja että heidän työntekijänsä täyttävät henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset.
Mukautamme turvatoimiamme jatkuvasti jatkuvaan teknologiseen kehitykseen korkean turvallisuustason ylläpitämiseksi.
6. Muiden ihmisten sovellukset/verkkosivustot
Scandicin Palveluissa voi olla linkkejä muihin sovelluksiin tai verkkosivustoille, jotka eivät ole Scandicin hallinnassa. Tämä tietosuojaseloste koskee vain Scandicin omien Palveluiden käyttöäsi. Scandic ei vastaa linkitettyjen sovellusten/verkkosivustojen sisällöstä eikä niiden omistajien tai ylläpitäjien mahdollisesti suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.