Yhteenveto Scandic Hotels Holding AB:n tietosuojasta
Tässä tietosuojaselosteessa ("tietosuojaseloste") kuvataan, miten Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic-konserni") yhdessä konserniin kuuluvien yhtiöiden (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotels A/S, Scandic Hotels Oy, Scandic Hotels Deutschland GmbH) kanssa käyttää keräämiämme tai sinun vieraana, asiakkaana tai toimittajana meille antamiasi tietoja seuraavista tärkeimmistä syistä:
- Hallinnoidaksemme varauksiasi hotelleissamme
- Scandic Friends- ja/tai Scandic Sports -jäsenyytesi hallinta
- Jotta voimme vastata sähköpostitse saatuihin kysymyksiin tai kommentteihin, meidän on käsiteltävä sähköpostiviestejä, nimiä ja muita sähköpostitse annettuja henkilötietoja.
- Jotta voimme täyttää esimerkiksi kirjanpitolain meille asettamat lakisääteiset velvoitteet, meidän on säilytettävä kirjanpitotietoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja määrätyn ajan.
- Suojautuaksemme ulkoisilta ja sisäisiltä uhilta, käsittelemme teknisiä lokeja, joista henkilötietoja voi löytyä.
Löydät tietoa siitä, miten voit ottaa meihin yhteyttä, alla olevasta otsikosta Keneen voit ottaa yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.
Tietosuojaseloste
1. HENKILÖTIETOJEN TAUSTA, LAAJUUS JA VASTUU
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi ja syntymäaika) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite) - Erityiset henkilötietoryhmät (esim. terveystiedot, kun varaat huoneen liikuntarajoitteisille) - Tarvittaessa Scandic Friends -jäsennumero - Muut varauksen yhteydessä antamasi tiedot (esim. kerrospyynnöt) - Pankki- tai luottokortin numero | Käsittely on välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (hotellimajoituksen tarjoamiseksi). Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviin henkilötietoryhmiin hankimme suostumuksesi. |
2.2 Muut hotelleihimme liittyvät palvelut
Monissa Scandicin hotelleissa on palveluja, kuten ravintoloita ja baareja, aamiainen, huonepalvelu, minibaari, uima-allas- ja kylpyläpalveluita, pesula, pysäköinti, taksitilaus, maksuton Wi-Fi jne. Jos käytät jotakin näistä palveluista hotelleissamme, henkilötietojasi voidaan käsitellä (a) kyseisten varausten ja lisäpalvelun käytön hallinnoimiseksi, (b) näistä varauksista tiedottamiseksi viestintäkanaviemme kautta (esim. sähköposti, tekstiviesti tai puhelin) ja (c) tällaisista lisäpalveluista ja/tai -tiloista aiheutuvien kustannusten hallinnoimiseksi.
Jos annat meille edellä mainittujen palveluiden puitteissa arkaluonteisia henkilötietoja (esim. tietoja allergioista tai muista mieltymyksistä), hankimme suostumuksesi tällaisten tietojen käsittelyyn toiveidesi huomioon ottamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero) |
2.3 Hotellin sisään- ja uloskirjautuminen
Kun yövyt Scandic-hotellissa, käsittelemme henkilötietojasi (a) hallinnoidaksemme saapumistasi ja lähtöäsi hotellistamme, (b) antaaksemme sinulle avainkortin varattuun huoneeseen, (c) käsitelläksemme luottokortteja ja/tai muita maksuvälineitä koskevia tietoja varmistaaksemme oleskelusi maksamisen, (d) hallinnoidaksemme Scandic Friends -jäsenyyteen liittyviä asioita, kuten maksaaksemme hotellilaskuja pisteillä, (e) käsitelläksemme tiettyjä Scandic-majoittumispyyntöjäsi Scandic Friends -profiilisi mukaisesti, (f) hallinnoidaksemme ja mahdollisesti arvioidaksemme, oletko oikeutettu huoneluokan korotukseen, ja käsitelläksemme tämän tarvittaessa, (g) käsitelläksemme oleskelusi maksun, (h) valmistellaksemme, tulostaaksemme tai lähettääksemme laskun oleskelustasi, (i) käsitelläksemme asiakaspalveluun liittyviä asioita ja (j) maksaaksemme komissiota matkatoimistollesi (jos sovellettavissa).
Jos et saavu paikalle ilman peruutusta tai teet peruutuksen liian myöhään Scandicin varaussääntöjen mukaisesti, käsittelemme henkilötietojasi (a) peruuttaaksemme majoittumisesi ja muut mahdollisesti tekemäsi varaukset ja (b) hallinnoidaksemme, käsitelläksemme ja maksaaksemme erääntyneitä summia.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
2.4 Asiakas- ja kanta-asiakasohjelmat (Scandic Friends ja Scandic Sports)
Scandic tarjoaa kanta-asiakasohjelmat Scandic Friends ja Scandic Sports. Scandic Friends on tarkoitettu niille, jotka haluavat ansaita pisteitä yöpymällä hotelleissamme tai ravintoloissamme, ja Scandic Sports on jäsenyys, joka tarjoaa sinulle ja urheilujoukkueillesi etuja (esim. alennettuja hintoja hotelleissa).
Jos olet Scandic Friends- tai Scandic Sports -jäsen tai liityt jäseneksi, käsittelemme henkilötietojasi jäsenyytesi tarjoamiseksi, hallinnoimiseksi, seuraamiseksi ja ylläpitämiseksi (esim. pisteiden antaminen pisteisiin oikeuttavista ostoksista). Käsittelemme henkilötietojasi myös tiedottaaksemme ja viestiäksemme, vastataksemme jäsenyyttäsi koskeviin tiedusteluihisi ja lähettääksemme tarjouksia omista, franchising-yrittäjien tai kumppaneiden tuotteista ja palveluista.
Yksittäiset tarjoukset perustuvat aiempiin tekemiisi valintoihin ja käyttämiisi palveluihin. Käytämme Scandic Friends- ja Scandic Sports -jäsenyytesi tietoja ja jäsenprofiiliisi lisäämiäsi asetuksia luodaksemme sinulle sopivia tarjouksia palveluistamme. Voimme lähettää sinulle tarjouksia viestintäkanaviemme kautta ja/tai sosiaalisen median ja verkkomainonnan kautta muualle kuin Scandicin verkkosivuille. Näissä kanavissa voimme tarjota sinulle tietoa ja tarjouksia omista, franchising-yrittäjien tai yhteistyökumppaneiden tuotteista ja palveluista niin kauan kuin sinun ja Scandicin välinen asiakassuhde kestää (eli enintään 14 kuukautta viimeisestä yhteydenotostasi meihin) tai niin kauan kuin olet kanta-asiakasohjelmamme jäsen tai tilaat uutiskirjeitämme.
Jos et ole Scandic Friends/Scandic Sports -jäsen, voimme luvallasi käyttää Palveluidemme käytön yhteydessä antamiasi Henkilötietojasi luodaksemme sinulle jäsenprofiilin (esim. varaustiedot).
Voimme jakaa henkilötietojasi ja muita jäsenyyttäsi koskevia tietoja (esim. pistesaldo) osion 4 mukaisesti. Vastaanottajat, joiden kanssa jaamme tietoja, esimerkiksi antaaksemme sinulle pisteitä ostoksista, jotka oikeuttavat pisteisiin.
2.5 Markkinointi omissa ja ulkoisissa digitaalisissa kanavissa
Scandicin asiakkaana (jos olet yöpynyt luonamme tai käyttänyt palveluitamme) voimme lähettää sinulle tarjouksia viestintäkanaviemme kautta (sähköposti, tekstiviesti, posti tai push-ilmoitukset sovelluksemme kautta). Voimme tarjota sinulle tarjouksia omista, franchising-yrittäjän tai yhteistyökumppaneiden tuotteista ja palveluista niin kauan kuin sinun ja Scandicin välinen asiakassuhde jatkuu tai niin kauan kuin olet kanta-asiakasohjelmiemme jäsen tai tilaat uutiskirjeitämme.
Kun vierailet verkkosivustoillamme ja olet antanut suostumuksesi evästeiden asettamiseen tietokoneellesi, saat merkityksellisemmän ja inspiroivamman asiakaskokemuksen. Evästetietojen avulla personointijärjestelmä voi seurata vuorovaikutustasi sivustolla ja siten tarjota sinulle merkityksellisempiä palveluita riippuen siitä, mitä palveluita katselet, lisäät ostoskoriin ja/tai ostat.
Jos sinulla on jäsentili ja kirjaudut sisään tai käytät samaa selainta kuin edellisellä vierailulla, järjestelmämme pystyvät yhdistämään aiemman toimintasi sivuston kanssa uuteen vierailuusi. Tällä tavalla sinulle esitetään edelleen sinulle merkityksellisempiä tuotteita.
Jos tilaat uutiskirjeemme, käsittelemme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle viestintäkanaviemme kautta tarjouksia tai uutiskirjeitä omista, franchising-yrittäjän tai kumppaneiden palveluista ja tuotteista. Voimme myös, jos olet pyytänyt taloudellisia raporttejamme ja lehdistötiedotteitamme, lähettää ne sinulle sähköpostitse tilauksesi keston ajan.
Jos et enää halua vastaanottaa meiltä uutiskirjeitä tai muuta suoramarkkinointia, voit joko peruuttaa markkinointiviestiemme tilauksen napsauttamalla lähettämässämme viestinnässä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai ottaa meihin yhteyttä kohdassa 9 Ota yhteyttä kuvatulla tavalla.
2.6 Lahjakortti / voucher
Scandicin yhteistyökumppaneilta on mahdollista ostaa lahjakortteja, joilla voi maksaa hotellihuoneita, käyttää ravintoloissamme tai muiden hotelliemme tarjoamien palveluiden yhteydessä.
Jotta lahjakortti olisi kelvollinen, meidän on käsiteltävä sinun ja tarvittaessa lahjakortin vastaanottajan henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
- Henkilöllisyystiedot (esim. nimi) - Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero) | Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (lahjakorttien/lahjakorttien tarjoaminen) |
3. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käsittelymme tarkoitusten täyttämiseksi. Sen jälkeen poistamme henkilötietosi turvallisesti tai teemme niistä tunnistamattomia, jotta niitä ei ole enää mahdollista yhdistää sinuun. Jokaisella edellä mainitulla käsittelyllä on määritelty säilytysaika. Huomaa kuitenkin, että voimme säilyttää sinua koskevia tietoja pidempään, jos oikeudenkäynti aloitetaan tai jos sovellettava laki sitä edellyttää.
Scandic poistaa Henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja yllä mainittujen kriteerien mukaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Scandic poistaa henkilötietosi tai tekee niistä tunnistamattomia, kun käsittelyn tarkoitus on täytetty.
4. Vastaanottajat, joiden kanssa jaamme tietoja
Henkilötietojasi voidaan siirtää vastaanottajille EU/ETA-alueella ja sen ulkopuolella, ja Scandic tekee aina tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset puolestamme Henkilötietoja käsittelevien yritysten kanssa, joiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen käsittelyn riittävä suojaustaso.
Alihankkijamme käsittelevät henkilötietojasi vain nimenomaisten ohjeidemme mukaisesti eivätkä saa, ellei nimenomaisesti mainita, käsitellä henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa. Laki ja sopimus edellyttävät niitä myös henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä ja tunkeutumiselta.
| Receiver | Purpose | Legal basis for the transfer |
|---|---|---|
Franchising | Scandic always remains the data controller for your Personal Data within your membership in Scandic Friends. However, we will transfer information about the same to the Franchisee in order for you to be awarded points for, for example, your stay at the Franchisee's hotel. In such cases, the Franchisee will act as a data processor to us and only process the Personal Data in accordance with our explicit instructions. | The processing is necessary in order to fulfil the agreement with you. |
Subcontractors for booking, customer service, IT and payment services. | In order to fulfil the purposes of our processing, we enlist the help of other companies to fulfil our obligations to you. For this reason, we share your Personal Data with companies that provide Services to Scandic, for booking, customer service, analysis services, communication and delivery of marketing material. We also share your Personal Data with companies that handle the operation, storage, technical support and maintenance of our IT solutions. Furthermore, we disclose your Personal Data to payment service providers who provide payment services to us, in order to be able to receive payment from you. | The processing is necessary in order to fulfil the agreement with you. |
Subcontractors for analytics, marketing, IT operations and security. | In order to fulfill the purpose of being able to perform analysis services, marketing to our customers and managing IT operations, storage, technical support and maintenance of our IT services, we share your Personal Data with companies that deliver these Services for us. | The processing is based on our legitimate interest in being able to carry out direct marketing to our customers, and to ensure adequate protection for the data we are responsible for. |
4.1 Muut vastaanottajat
Siirrämme tarvittaessa henkilötietojasi muille kuin edellä mainituille vastaanottajille, jos se on tarpeen alla olevien tarkoitusten täyttämiseksi.
| Receiver | Purpose | Legal basis for the transfer |
|---|---|---|
Viranomaiset | We disclose Personal Data about you to authorities if we are required by law to do so. | The processing is necessary in order to comply with legal obligations. |
Perintätoimistot | If you do not pay, we will transfer your Personal Data to a debt collection agency for the purpose of collecting your debt to us. | The processing is based on our legitimate interest in getting paid. |
Tuomioistuin, vastaajat jne. | In connection with a legal dispute, we will, if necessary, transfer your Personal Data to a court, authority or counterparty in order to protect our rights. | The processing is based on our legitimate interest in being able to safeguard our rights. |
Liiketoiminnan luovutus tai muu liiketoiminnan luovutus | If Scandic reorganizes its business, or if another company acquires Scandic or parts of our business, we will share your data with the third party who conducts the due diligence process and with the party that acquires all or part of the business and who will assume the rights and obligations with respect to the information described in this Privacy Policy.
| The processing is necessary in order to satisfy our legitimate interest in carrying out divestments, reorganisations or mergers. |
5. Miten henkilötietosi suojataan?
Henkilötietojesi suojaaminen on Scandicille äärimmäisen tärkeää, minkä vuoksi olemme toteuttaneet tarvittavat organisatoriset ja tekniset turvatoimet varmistaaksemme, että henkilötietosi suojataan esimerkiksi katoamiselta, manipuloinnilta ja luvattomalta käytöltä. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa työntekijöidemme koulutus, prosessit siitä, miten käsittelemme tietoja ja miten rakennamme IT-infrastruktuurimme.
Tietoturvatoimintamme tarkoituksena on toteuttaa asianmukainen tietovarojen suojaustaso ja ennaltaehkäisevät riskitoimenpiteet.
Työntekijämme saavat koulutusta tietosuojasta ja ovat vastuussa velvoitteidensa täyttämisestä. Yhteistyökumppanimme ovat myös velvollisia varmistamaan, että heidän työntekijänsä noudattavat samoja säännöksiä kuin me ja että heidän työntekijänsä täyttävät henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset.
Mukautamme turvatoimiamme jatkuvasti jatkuvaan teknologiseen kehitykseen korkean turvallisuustason ylläpitämiseksi.
6. Muiden ihmisten sovellukset/verkkosivustot
Scandicin Palveluissa voi olla linkkejä muihin sovelluksiin tai verkkosivustoille, jotka eivät ole Scandicin hallinnassa. Tämä tietosuojaseloste koskee vain Scandicin omien Palveluiden käyttöäsi. Scandic ei vastaa linkitettyjen sovellusten/verkkosivustojen sisällöstä eikä niiden omistajien tai ylläpitäjien mahdollisesti suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.