Du og hotellet accepterer hermed disse vilkår og betingelser for bookinger af dagskonferencer. Navnet på den virksomhed, der driver hotellet (herefter benævnt “Scandic” eller “hotellet”), og med hvilken aftalen er indgået, er anført i bookingbekræftelsen. Medmindre der er indgået en særlig aftale, gælder følgende regler.
Bemærk, at disse vilkår og betingelser kun gælder for konferencebookinger, der er foretaget og bekræftet via Scandics website. Hvis du foretager en anmodning om eller en booking af en konference gennem en anden kanal (f.eks. via e-mail), modtager du et tilbud eller en bekræftelse (som relevant) sammen med de vilkår og betingelser, der er gældende på det pågældende tidspunkt.
For at booke en dagskonference gennem Scandics website-bookingportal MeetingPackage.com (“portalen”), skal du oprette en brugerkonto (“konto”). Registrering af en konto gennemføres online og bekræftes via e-mail til den e-mailadresse, som du oplyser. Alle oplysninger relateret til din booking opbevares på din konto. Kontoen er nødvendig for at være i stand til at foretage bookinger via portalen.
For at booke et konferencelokale på et Scandic-hotel og oprette en konto skal du være 18 år eller ældre. Du har pligt til at tilvejebringe sandfærdige, fuldstændige og opdaterede oplysninger som anmodet i portalen. Hvis du handler på vegne af en virksomhed eller anden juridisk enhed, erklærer og garanterer du, at du er bemyndiget til at foretage bookingen og acceptere disse vilkår og betingelser på vegne af en sådan enhed. Hvis du ikke er bemyndiget til at handle på vegne af enheden, vil du blive holdt personligt ansvarlig for bookingen.
En booking er bindende, når den er blevet bekræftet af Scandic, og du har modtaget et bookingreferencenummer. Du kan modtage dette skriftligt via e-mail eller direkte på din konto. Alle ændringer i bookingen skal foretages via portalen eller skriftligt til hotellet.
Hotellet forbeholder sig retten til at booke et konferencelokale, der er bedst egnet til det antal deltagere, der angives af dig i bookingen. Konferencebookingen er gyldig for det antal deltagere, der er anført i bookingbekræftelsen. Hvis antallet af deltagere ændres væsentligt, har hotellet ret til at anvise et nyt konferencelokale til konferencen, og genforhandle detaljerne og priserne for konferencen.
Bookingen kan ikke overføres til en tredjepart uden en skriftlig accept fra Scandic. Provision er ikke relevant for mødelokaler, der bookes online.
Priserne anført på Scandics website er kun tilgængelige og kan udelukkende bookes på Scandics website og vil ikke blive tilbudt, hvis du indleder en booking direkte via hotellet, Scandics bookingkontorer eller en tredjepartskanal.
Virksomhedsaftaler og -rabatter gælder ikke altid for konferencebookinger foretaget på Scandics website. Det afhænger af din aftale med Scandic. Rabatter kan ikke anvendes på bookinger, når først de er foretaget.
Informér hotelpersonalet om særlige anmodninger, såsom særlig kost inden din ankomst, så hotellet kan forberede sig til din konference. Hvis særlige anmodninger oplyses for tæt på konferencen, vil hotellet muligvis ikke være i stand til at imødekomme dem.
Betaling skal foretages med kreditkort på Scandics website, når bookingen foretages eller ved ankomst til hotellet. Fakturering kan være en alternativ betalingsmetode, hvis din virksomhed har en faktureringsaftale med Scandic (se nedenfor). Som kunde er du imidlertid ansvarlig for alle omkostninger relateret til din booking, medmindre andet aftales med hotellet.
Hvis konferencen betales på forhånd på bookingtidspunktet, trækkes forhåndsbetalingen fra den endelige regning og vil blive inkluderet i beregningen af afbestillingsgebyrer som anført nedenfor. Hvis bookingen betales på forhånd, og afbestillinger eller fratrækkelse har fundet sted i overensstemmelse med de anførte afbestillingstider, vil Scandic refundere det samme kreditkort, som blev brugt til at betale for bookingen. Fra det tidspunkt, hvor vi autoriserer refunderingen, skal din bank stadig behandle den. Den tid det tager at behandle refunderingen varierer afhængigt af bank og betalingsmetode.
For at være berettiget til fakturering skal din virksomhed have en gyldig faktureringsaftale med Scandic. Hvis en gyldig faktureringsaftale ikke kan findes, vil hotellet kontakte dig for at aftale en anden betalingsmetode. Hvis en gyldig faktureringsaftale ikke kan findes, eller hvis du ikke kan kontaktes for at afregne vha. en anden betalingsmetode, forbeholder hotellet sig retten til at afbestille bookingen.
I tilfælde af fakturering er beløbet forfaldent til betaling 10 dage fra fakturadatoen. Som den person, der booker konferencen, er du ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse dermed. Der vil blive opkrævet et faktureringsgebyr. Forsinkede betalinger vil blive pålagt 1,5 % morarente pr. løbende måned plus et administrationsgebyr.
Scandic Hotels Group AB (virksomhedsnr. 556703-1702) og andre Scandic-koncernselskaber (samlet benævnt “Scandic”, “vi”, “os” i dette afsnit) vil, som dataansvarlige, behandle dine persondata, når du booker en dagskonference via portalen.
Når du booker en dagskonference på et af vores hoteller via portalen, vil en konto blive oprettet i dit navn. Kontoen er nødvendig for at være i stand til at foretage bookinger via portalen. Vi behandler dine persondata, der tilvejebringes for os, i portalen og på kontoen for at levere, håndtere, administrere, følge op på og indhente betaling for din booking. Dette omfatter vores behandling af dine persondata for at informere, kommunikere og besvare anmodninger eller forespørgsler fra dig med hensyn til din booking via en af vores kommunikationskanaler (f.eks. e-mail eller telefon). Dine persondata og oplysninger forbundet med din booking opbevares i din kontoprofil.
Kontoen kan slettes når som helst efter din anmodning herom ved at kontakte hotellet. Du bør dog være opmærksom på, at du ikke vil være i stand til at foretage bookinger via portalen, medmindre du har en gyldig konto. Sletning af din konto vil ikke have nogen indvirkning på bookinger, der er foretaget.
Hvis du deler følsomme persondata med os (f.eks. oplysninger om allergier eller kostpræferencer), giver du samtykke til, at vi behandler sådanne persondata for at administrere din booking.
Vi behandler følgende persondata for at administrere din booking og konto:
Persondata
Retsgrundlag for behandling:
Opbevaringsperiode:
Dine persondata og andre oplysninger om din booking kan blive overført til virksomheder inden for og uden for EU/EØS, der driver Scandic-hoteller, men ikke er en del af Scandic-koncernen, eller til vores leverandører for at vi kan administrere din booking (f.eks. hvis du booker et konferencelokale på en af vores franchisetageres hoteller). Du kan finde flere oplysninger i afsnittet “Overførsel af persondata og modtagere, som vi deler oplysninger med” i Scandics persondatapolitik.
Scandic har indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine persondata mod f.eks. tab, manipulering og uautoriseret adgang. Vi tilpasser løbende vores sikkerhed til ny teknologi for at opretholde høje sikkerhedsstandarder.
Databeskyttelseslovgivningen giver dig flere rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine persondata. Du kan udøve dine rettigheder beskrevet i afsnittet “Dine rettigheder” i Scandics persondatapolitik. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du henvende dig på det nærmeste Scandic-hotel og tale med receptionen, som vil hjælpe dig, eller du kan sende en e-mail til gdpr@scandichotels.com.
Hvis du har eventuelle spørgsmål, kommentarer eller klager vedrørende vores behandling af dine persondata eller vores overholdelse af Scandics persondatapolitik eller gældende databeskyttelseslovgivning, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnittet “Hvem skal du kontakte i tilfælde af spørgsmål?” i vores persondatapolitik).
Hvis Scandics forpligtelser og ansvar er berørt af strejker, lock-outs, blokader, krig, begrænsede forsyninger, naturkatastrofer eller andre forhold uden for hotellets kontrol, fritages Scandic for at udføre sine forpligtelser og er berettiget til at annullere din booking uden erstatningsansvar.
Disse vilkår og betingelser skal i alle henseender reguleres af de materielle retsregler i det land, hvor hotellet, hvor bookingen blev foretaget, er beliggende, uden reference til lovvalgsbestemmelserne deri.