Oversigt over databeskyttelse hos Scandic Hotels Holding AB
Denne privatlivspolitik ("Privatlivspolitik") beskriver, hvordan Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic Group") sammen med de virksomheder, der er en del af koncernen (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotel A/S, Scandic Hotels Oy og Scandic Hotels Deutschland GmbH) bruger oplysninger, som vi indsamler, eller som du som gæst, kunde eller leverandør giver os af følgende hovedårsager:
- For at kunne varetage og administrere din booking på vores hoteller
For at kunne administrere dit medlemskab af Scandic Friends og/eller Scandic Sports
For at kunne svare på spørgsmål eller kommentarer modtaget via e-mail til dig, har vi brug for at behandle e-mail, navn og andre personlige data, der leveres via e-mail
For at kunne opfylde de retlige forpligtelser, der påhviler os i henhold til f.eks. bogføringsloven, har vi brug for at opbevare regnskabsdata, som kan indeholde personoplysninger, i en bestemt periode, og
Vi har sikkerhed på plads for at beskytte os mod eksterne og interne trusler og behandle tekniske logfiler, hvor personoplysninger kan findes
Du kan finde information om, hvordan du kontakter os under overskriften. Hvem skal du kontakte, hvis du har spørgsmål nedenfor.
Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn og fødselsdato) - Kontaktoplysninger (f.eks. e-mailadresse, telefonnummer, adresse) - Særlige kategorier af personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger ved reservation af et værelse til handicapadgang) - Hvis relevant, Scandic Friends' medlemsnummer - Andre oplysninger, du giver i forbindelse med din booking (f.eks. etageanmodninger) - Debet- eller kreditkortnummer | - Behandlingen er nødvendig for udførelsen af kontrakten med dig (for at levere hotelophold). - For særlige kategorier af personoplysninger indhenter vi dit samtykke. |
2.2 Andre tjenester relateret til vores hoteller
På mange af Scandics hoteller tilbyder vi tjenester såsom restauranter og barer, morgenmad, roomservice, minibar, pool- og wellness-behandlinger, tøjvask, parkering, taxabestilling, gratis Wi-Fi osv. Hvis du bruger nogen af disse tjenester på vores hoteller, kan dine personoplysninger blive behandlet for at (a) administrere disse bookinger og brug af sådanne yderligere tjenester, (b) kommunikere og informere dig om disse bookinger via vores kommunikationskanaler (f.eks. e-mail, SMS eller telefon) og (c) administrere omkostningerne i forbindelse med sådanne yderligere tjenester og/eller faciliteter.
Hvis du inden for rammerne af ovenstående tjenester giver os følsomme personoplysninger (f.eks. oplysninger om allergier eller andre præferencer), indhenter vi dit samtykke til, at vi behandler sådanne oplysninger for at tage hensyn til dine ønsker.
Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
2.3 Hotel check-in og check-out
Når du bor på et Scandic-hotel, behandler vi dine personoplysninger med det formål at (a) administrere din ankomst og afrejse fra vores hotel, (b) tildele dig et nøglekort til det reserverede værelse, (c) håndtere oplysninger om kreditkort og/eller andre betalingsmidler for at sikre betaling for dit ophold, (d) administrere Scandic Friends' medlemsrelaterede forhold såsom betaling af hotelregninger med point, (e) håndtere specifikke anmodninger om dit ophold hos Scandic i henhold til din profil i Scandic Friends, (f) administrere og eventuelt vurdere, om du kvalificerer dig til en værelsesopgradering og håndtere dette, hvis relevant, (g) håndtere betaling for dit ophold, (h) forberede, udskrive eller sende en faktura for dit ophold, (i) håndtere eventuelle kundeservicespørgsmål og (j) betale provision til dit rejsebureau (hvis relevant).
Hvis du ikke møder op uden afbestilling eller foretager din afbestilling for sent i overensstemmelse med Scandics bookingregler, behandler vi dine personoplysninger med det formål at (a) annullere dit ophold og andre bookinger, du måtte have foretaget, og (b) administrere, behandle og afregne eventuelle udestående beløb, der måtte være forfaldne.
Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
2.4 Kunde- og loyalitetsklubber (Scandic Friends og Scandic Sports)
Scandic stiller loyalitetsklubberne Scandic Friends og Scandic Sports til rådighed.
Scandic Friends er for dig, der ønsker at optjene point og andre fordele, når du bor på vores hoteller eller besøger vores restauranter, og Scandic Sports er et medlemskab, der giver dig og dine sportshold fordele (f.eks. nedsatte priser på hoteller).
Hvis du er medlem af Scandic Friends eller Scandic Sports, behandler vi dine personoplysninger med det formål at levere, administrere, følge op på og vedligeholde dit medlemskab (f.eks. give dig point for pointkvalificerende køb). Vi behandler også dine personoplysninger med det formål at informere, kommunikere, besvare forespørgsler fra dig om dit medlemskab og sende direkte markedsføring via SMS, e-mail, push-notifikationer og andre lignende kontaktmetoder, herunder tilbud på tjenester fra Scandic, vores franchisetagere og Scandic Friends-partnere (en liste over aktuelle Scandic Friends-partnere kan findes her). Sådan direkte markedsføring kan være baseret på dine tidligere interaktioner med Scandic, herunder købshistorik, oplysninger du har indtastet i din medlemsprofil, besvarede kundeundersøgelser, interaktioner med kundeservice og onlineadfærd ved brug af Scandics hjemmeside eller app.
Hvis du giver samtykke til forbedret personalisering, kan Scandic skabe et endnu mere personligt medlemskab for dig og sende dig personlige tilbud baseret på dine interaktioner med Scandic Friends-partnere. Scandic kan også dele de personoplysninger, der bruges til dit personlige medlemskab, med Scandic Friends-partnere til analytiske og markedsføringsmæssige formål, f.eks. for at følge op på partnerskaber, udvikle nye relevante produkter og tilpasse tilbud efter dine interesser. Scandic Friends-partnere kan tilpasse deres eksisterende kommunikation til dig baseret på personoplysninger, vi har delt med dem. Ingen af vores Scandic Friends-partnere vil dog sende markedsføringskommunikation til dig baseret på det samtykke, du giver til Scandic. Hvis du ønsker at stoppe med at modtage markedsføringskommunikation fra Scandic eller trække dit samtykke til forbedret personalisering tilbage, kan du til enhver tid gøre dette ved at bruge de links, der er angivet i den relevante digitale kommunikation eller ved at justere indstillingerne i din medlemskonto.
2.5 Marketing i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler
Vi kan sende dig direkte markedsføring via SMS, e-mail, push-notifikationer og andre lignende kontaktmetoder, herunder tilbud på tjenester fra Scandic, vores franchisetagere og vores partnere, hvis du har booket eller opholdt dig hos os, brugt nogle af vores tjenester, eller så længe du er medlem af vores loyalitetsklubber. Sådan direkte markedsføring kan være baseret på dine tidligere interaktioner med Scandic, herunder købshistorik, besvarede kundeundersøgelser og kontakt med kundeservice. Hvis du har påbegyndt en booking, men ikke har gennemført den, kan vi også sende dig direkte markedsføring for at minde dig om bookingen.
Hvis du ikke længere ønsker at modtage direkte markedsføring fra os, kan du enten afmelde dig vores markedsføringsmeddelelser ved at klikke på afmeldingslinket i de meddelelser, vi sender dig, eller kontakte os som angivet i afsnit 9.
Vi kan sende dig direkte markedsføring via SMS, e-mail, push-notifikationer og andre lignende kontaktmetoder, herunder tilbud på tjenester fra Scandic, vores franchisetagere og vores partnere, hvis du har booket eller opholdt dig hos os, brugt nogle af vores tjenester, eller så længe du er medlem af vores loyalitetsklubber. Sådan direkte markedsføring kan være baseret på dine tidligere interaktioner med Scandic, herunder købshistorik, besvarede kundeundersøgelser og kontakt med kundeservice. Hvis du har påbegyndt en booking, men ikke har gennemført den, kan vi også sende dig direkte markedsføring for at minde dig om bookingen.
Vi samarbejder med annonceringspartnere som Meta og Google, som gør det muligt for os at identificere og kommunikere med de rigtige kundesegmenter og oprette og distribuere tilpasset annonceindhold. Vi kan dele de oplysninger, vi indsamler om dig, samt din krypterede e-mailadresse med vores reklamepartnere. Formålet med dette er at vise dig relevante annoncer på tredjepartswebsteder og -apps. For at gøre dette kontrollerer vi dine data med databasen for den pågældende reklamepartner. Hvis der findes et match, modtager du relevant salgsfremmende indhold i dit feed på nogle sociale medier. Hvis der ikke findes et match, destrueres dine data sikkert. Dine personlige data håndteres sikkert ved hjælp af en teknik kaldet hashing. Det betyder, at dine data krypteres på en sådan måde, at de ikke kan læses af andre end modtageren til det udtrykkeligt angivne formål. Hver reklamepartner er dataansvarlig for sin egen del af behandlingen, herunder enhver overførsel af personoplysninger til lande uden for EØS.
2.6 Gift card / voucher
Det er muligt at købe gavekort gennem Scandics partnere, som kan bruges til at betale for hotelværelser, bruges i vores restauranter eller i forbindelse med andre tjenester, der tilbydes af vores hoteller.
For at et gavekort er gyldigt, skal vi behandle dine og eventuelt gavekortmodtagerens personoplysninger.
Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) | - Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af kontrakten med dig (levering af gavekort/værdikuponer) |
Sådan indsamles personoplysninger |
3. Hvor længe opbevares dine personoplysninger?
Dine personoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med vores behandling. Derefter vil vi sikkert slette eller af identificere dine personoplysninger, så det ikke længere er muligt at knytte dem til dig. Under hver behandling som nævnt ovenfor er der en defineret opbevaringsperiode. Bemærk dog, at vi kan opbevare oplysninger om dig i længere tid, hvis der indledes en retssag, eller hvis det kræves af gældende lovgivning.
Scandic sletter personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning og i overensstemmelse med ovenstående kriterier. Det betyder f.eks., at Scandic sletter eller af identificerer dine personoplysninger, når formålet med behandlingen er opfyldt.
4. Modtagere, vi deler oplysninger med
Dine personoplysninger kan blive overført til modtagere inden for og uden for EU/EØS, og Scandic vil altid indgå de nødvendige databehandleraftaler med de virksomheder, der behandler personoplysninger på vores vegne, hvor formålet hermed er at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for behandlingen af personoplysninger.
Vores underleverandører behandler kun dine personoplysninger i overensstemmelse med vores udtrykkelige instruktioner og må ikke, medmindre det udtrykkeligt er angivet, behandle dine personoplysninger til deres egne formål. De er også forpligtet ved lov og kontrakt til at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og indtrængen.
| Modtager | Formål | Retsgrundlag for overførslen |
|---|---|---|
Franchisetagere
| Scandic forbliver altid dataansvarlig for dine personoplysninger i dit medlemskab af Scandic Friends. Vi overfører dog oplysninger om det samme til Franchisetageren, så du kan få point for f.eks. dit ophold på Franchisetagers hotel. I sådanne tilfælde vil franchisetageren fungere som databehandler for os og kun behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores udtrykkelige instruktioner. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen med dig. |
Underleverandører til booking, kundeservice, IT og betalingstjenester | For at opfylde formålene med vores behandling får vi hjælp fra andre virksomheder til at opfylde vores forpligtelser over for dig. Derfor deler vi dine personoplysninger med virksomheder, der leverer tjenester til Scandic med henblik på booking, kundeservice, analysetjenester, kommunikation og levering af markedsføringsmateriale. Vi deler også dine personoplysninger med virksomheder, der håndterer drift, opbevaring, teknisk support og vedligeholdelse af vores it-løsninger. Desuden videregiver vi dine personoplysninger til betalingstjenesteudbydere, der leverer betalingstjenester til os, for at kunne modtage betaling fra dig. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen med dig. |
Underleverandører til analyse, marketing, IT-drift og sikkerhed
| For at opfylde formålet med at kunne udføre analysetjenester, markedsføring til vores kunder og administrere it-drift, opbevaring, teknisk support og vedligeholdelse af vores it-tjenester, deler vi dine personoplysninger med virksomheder, der leverer disse tjenester til os. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at kunne udføre direkte markedsføring til vores kunder og for at sikre tilstrækkelig beskyttelse af de data, vi er ansvarlige for. |
Scandic Friends-partnere | Vi kan dele oplysninger fra dit personlige Scandic Friends-medlemskab (såsom købshistorik og præferencer) med vores partnere til analyse- og markedsføringsformål, for eksempel for at følge op på partnerskaber, udvikle nye relevante produkter og tilpasse tilbud efter dine interesser. | Behandlingen er baseret på dit samtykke. |
4.1 Andre modtagere
Vi vil, hvor det er relevant, overføre dine personoplysninger til andre modtagere end dem, der er nævnt ovenfor, hvis det er nødvendigt for at opfylde nedenstående formål.
| Modtager | Formål | Retsgrundlag for overførsel |
|---|---|---|
Myndigheder | Vi videregiver personoplysninger om dig til myndigheder, hvis vi er forpligtet ved lov til at gøre det. | Behandlingen er nødvendig for at overholde juridiske forpligtelser. |
Inkassobureauer | Hvis du ikke betaler, overfører vi dine personoplysninger til et inkassobureau med det formål at inddrive din gæld til os. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at blive betalt. |
Retten, sagsøgte osv. | I forbindelse med en juridisk tvist overfører vi om nødvendigt dine personoplysninger til en domstol, myndighed eller modpart for at beskytte vores rettigheder. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at kunne beskytte vores rettigheder. |
Overførsel af en virksomhed eller anden overførsel af en virksomhed | Hvis Scandic reorganiserer sin virksomhed, eller hvis en anden virksomhed overtager Scandic eller dele af vores forretning, deler vi dine oplysninger med den tredjepart, der udfører due diligence-processen, og med den part, der erhverver hele eller dele af virksomheden, og som påtager sig rettighederne og forpligtelserne med hensyn til de oplysninger, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at gennemføre frasalg, reorganiseringer eller fusioner. |
5. Hvordan beskyttes dine personoplysninger?
Beskyttelse af dine personoplysninger er yderst vigtigt for Scandic, og derfor har vi implementeret de nødvendige organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger er beskyttet mod f.eks. tab, manipulation og uautoriseret adgang. Disse foranstaltninger omfatter blandt andet uddannelse af vores medarbejdere, processer for, hvordan vi håndterer information, og hvordan vi opbygger vores it-infrastruktur.
Formålet med vores informationssikkerhedsaktiviteter er at implementere et passende niveau af beskyttelse af informationer og forebyggende risikoforanstaltninger.
Vores medarbejdere modtager uddannelse i databeskyttelse og er ansvarlige for at opfylde deres forpligtelser. Vores samarbejdspartnere er også forpligtet til at sikre, at deres medarbejdere overholder de samme regler, som vi gør, og at deres medarbejdere opfylder kravene til behandling af personoplysninger.
Vi tilpasser løbende vores sikkerhedsforanstaltninger til den løbende teknologiske udvikling for at opretholde et højt sikkerhedsniveau.
6. Andre applikationer/websteder
Scandics tjenester kan indeholde links til andre applikationer eller websteder, der ikke kontrolleres af Scandic. Denne Privatlivspolitik gælder kun for din brug af Scandics egne tjenester. Scandic er ikke ansvarlig for indholdet af linkede applikationer/hjemmesider og behandlingen af personoplysninger, der kan udføres af ejere eller operatører af disse.