Yleistä
Sinä ja hotelli hyväksytte täten nämä kokousvarauksen ehdot. Sen yhtiön nimi, joka operoi hotellia (jäljempänä Scandic tai hotelli) ja jonka kanssa olet tehnyt sopimuksen, ilmoitetaan varausvahvistuksessa. Jos erityistä sopimusta ei ole laadittu, seuraavat ehdot ovat voimassa.
Huomaathan, että nämä ehdot koskevat ainoastaan Scandicin nettisivun kautta tehtyjä ja vahvistettuja kokousvarauksia. Jos teet kokouspyynnön tai -varauksen jonkin muun kanavan kautta (kuten sähköpostitse), saat tarjouksen tai vahvistuksen (tilanteen mukaan) sekä kyseisessä tapauksessa sovellettavat ehdot.
Varaus ja vahvistus
Jos haluat tehdä kokousvarauksen Scandicin nettivarausportaalin MeetingPackage.com (”portaali”) kautta, sinun tulee luoda käyttäjätili (”tili”). Tili luodaan netissä ja vahvistetaan sähköpostitse tilin luomisen yhteydessä antamallasi sähköpostiosoitteella. Kaikki varaustiedot näkyvät tililläsi. Tiliä tarvitaan varausten tekemiseen portaalissa.
Varataksesi kokoustilan Scandic-hotellista ja luodaksesi tilin sinun tulee olla vähintään 18-vuotias. Sinulla on velvollisuus antaa portaalissa pyydetyt paikkaansa pitävät, täydelliset ja ajantasaiset tiedot. Jos toimit yrityksen tai muun oikeushenkilön puolesta, edustat tätä oikeushenkilöä ja vakuutat olevasi valtuutettu tekemään varauksen ja sopimaan näistä ehdoista kyseisen oikeushenkilön puolesta. Jos et ole valtuutettu toimimaan oikeushenkilön puolesta, olet henkilökohtaisesti vastuussa varauksesta.
Varaus katsotaan sitovaksi silloin, kun Scandic on sen vahvistanut ja olet saanut varausnumeron. Saatat saada sen kirjallisena sähköpostitse tai suoraan tilillesi. Mahdolliset varaukseen tehtävät muutokset tulee tehdä suoraan portaalissa tai kirjallisesti hotellille.
Hotelli pidättää oikeuden varata kokoustilan, joka sopii parhaiten tarkoitukseen huomioiden varauksen yhteydessä ilmoittamasi osallistujien lukumäärän. Kokousvaraus on voimassa varausvahvistuksessa ilmoitetulle osallistujien lukumäärälle. Jos osallistujien lukumäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus valita kokousta varten uusi kokoustila ja neuvotella uudelleen kokouksen yksityiskohdat sekä hinnat.
Kokousta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman Scandicin kirjallista suostumusta. Komissiota ei sovelleta netissä varattuihin kokoustiloihin. Scandicin nettisivulla ilmoitetut hinnat ovat saatavilla ja varattavissa ainoastaan Scandicin nettisivun kautta, eikä niitä tarjota, jos aloitat varausprosessin suoraan hotellin, Scandicin varauspalveluiden tai kolmannen osapuolen kanavan kautta.
Yrityssopimukset ja -alennukset eivät aina koske Scandicin nettisivulla tehtyjä kokousvarauksia, vaan ne riippuvat Scandicin kanssa tekemästäsi sopimuksesta. Alennuksia ei voida soveltaa varauksiin varausten tekemisen jälkeen.
Hotellin velvollisuudet ja omat pyyntösi
Ilmoita hotellin henkilökunnalle mahdollisista erityispyynnöistä, kuten erityisruokavalioista, ennen saapumistasi, jotta hotellin on mahdollista valmistautua kokouksesi järjestelyihin. Jos erityispyynnöistä ilmoitetaan liian lyhyen ajan sisällä ennen kokouksen järjestämistä, hotelli ei välttämättä pysty toteuttamaan pyyntöjä.
Tarjoilut ja juomat
Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain nojalla kielletty.
Maksu
Maksu tulee suorittaa luottokortilla Scandicin nettisivulla varauksen tekemisen yhteydessä tai hotellissa saapumisen yhteydessä. Lasku saattaa olla vaihtoehtoinen maksutapa, mikäli yritykselläsi on Scandicin kanssa laskutussopimus (katso tiedot jäljempänä). Kuitenkin sinä olet asiakkaana vastuussa kaikista varaukseesi liittyvistä kustannuksista, ellei hotellin kanssa ole toisin sovittu.
Jos kokous maksetaan ennakkoon varaushetkellä, ennakkomaksu vähennetään lopullisesta laskusta ja sisällytetään alla mainittujen peruutusmaksujen laskelmaan. Jos varaus on maksettu ennakkoon ja peruutuksia tai vähennyksiä on tehty annettujen peruutusta koskevien määräaikojen rajoissa, Scandic hyvittää maksun varauksen maksamiseen käytetylle luottokortille. Sen jälkeen kun me olemme valtuuttaneet hyvityksen, pankkisi tulee vielä käsitellä se. Hyvityksen käsittelyaika riippuu pankista ja maksutavasta.
Laskun saamiseksi yritykselläsi tulee olla voimassa oleva laskutussopimus Scandicin kanssa. Jos voimassa olevaa laskutussopimusta ei löydy, hotelli ottaa sinuun yhteyttä toisesta maksutavasta sopimiseksi. Jos voimassa olevaa laskutussopimusta ei löydy tai sinuun ei saada yhteyttä maksun suorittamiseksi toisella maksutavalla, hotelli pidättää oikeuden peruuttaa varauksen.
Laskun summa erääntyy maksettavaksi 10 päivän kuluttua laskun päiväyksestä. Kokouksen varaajana sinä olet vastuussa kaikista siihen liittyvistä kustannuksista. Laskuun lisätään laskutuslisä. Viivästyneisiin maksuihin sovelletaan 1,5 %:n viivästyskorkoa kuluvalta kuulta sekä käsittelykulu.
Muutokset ja peruutukset
- Jos kokouksesi osallistujien lukumäärä on kokouksen varaushetkellä 2–15, kokouksen voi peruuttaa ja muutoksia voi tehdä maksutta 3 päivää (72 tuntia) ennen saapumispäivää ja -kellonaikaa.
- Jos kokouksesi osallistujien lukumäärä on kokouksen varaushetkellä 16–30, kokouksen voi peruuttaa ja muutoksia voi tehdä maksutta 7 päivää ennen saapumispäivää ja -kellonaikaa.
- Jos kokouksesi osallistujien lukumäärä on kokouksen varaushetkellä 31–50, kokouksen voi peruuttaa ja muutoksia voi tehdä maksutta 14 päivää ennen saapumispäivää ja -kellonaikaa.
- Jos kokouksesi osallistujien lukumäärä on kokouksen varaushetkellä vähintään 51, peruutuksiin ja muutoksiin sovelletaan yleisiä ehtojamme.
Jos peruutat kokouksen tai teet kokoukseen muutoksia myöhemmin, hotelli pidättää oikeuden veloittaa sinulta varauksen koko hinnan. Niin kutsutuissa no show -tapauksissa, saapumisen viivästyessä tai lähdön aikaistuessa hotelli on oikeutettu kompensaatioon lopullisen varauksen täydellisestä hinnasta.
Henkilötietojen käsittely
Scandic Hotels Group AB (organisaationumero 556703-1702) ja muut Scandic-konsernin yhtiöt (”Scandic”, ”me”, ”meidän” jne.) käsittelevät henkilötietojasi rekisterinpitäjänä, kun varaat kokouksen portaalin kautta.
Kun varaat kokouksen portaalin kautta johonkin hotelleistamme, nimelläsi luodaan tili. Tiliä tarvitaan varausten tekemiseen portaalissa. Käsittelemme meille portaalin ja tilisi kautta antamiasi henkilötietojasi varauksen tarjoamiseksi, käsittelemiseksi, hallitsemiseksi ja seuraamiseksi sekä saadaksemme maksun varauksesta. Tämä tarkoittaa myös henkilötietojesi käsittelyä voidaksemme tiedottaa, viestiä ja vastata pyyntöihisi tai kyselyihisi varaukseesi liittyen jonkin viestintäkanavamme kautta (esim. sähköpostitse tai puhelimitse). Henkilötietosi ja varaukseesi liittyvät tiedot tallennetaan tilisi profiiliin.
Tili voidaan poistaa milloin tahansa pyytämällä hotellia poistamaan tilin. Huomaathan kuitenkin, että et voi tehdä varauksia portaalin kautta, ellei sinulla ole voimassa olevaa tiliä. Tilin poistaminen ei vaikuta tehtyihin varauksiin.
Jos jaat meille arkaluonteisia henkilötietoja (kuten tietoa allergioista tai erityisruokavalioista), sallit, että käsittelemme tällaisia henkilötietoja varauksesi käsittelyn yhteydessä.
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja varauksesi ja tilisi hallitsemiseksi:
Henkilötiedot:
- Henkilöllisyyteen liittyvät tiedot (esim. nimi)
- Yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
- Tilitiedot (esim. sisäänkirjautumistunnukset)
- Valitsemaasi maksutapaan liittyvät maksutiedot (esim. yritystunnus, kortin tiedot, yrityksen sähköpostiosoite, yrityksen osoite, viite)
- Varaustiedot (esim. aiemmat tai tulevat kokoukset)
- Arkaluonteiset henkilötiedot (esim. terveystiedot koskien allergioita)
- Muut meille varauksesi yhteydessä antamasi tiedot (esim. pyynnöt kokoustiloihin liittyen)
Käsittelyn oikeusperusta:
- Tietojen käsittely on tarpeen, jotta voimme noudattaa kanssasi tekemäämme sopimusta (kokousten tarjoamiseksi).
- Arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään nimenomaisen suostumuksesi mukaisesti.
Tietojen säilytysaika:
- Tiettyyn varaukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 120 päivää kyseisen kokousvarauksen päättymisen jälkeen.
- Tilisi profiiliin liittyviä henkilötietoja (tilitietoja) käsitellään niin kauan kuin tili on voimassa.
Henkilötietojasi sekä muita varaukseesi liittyviä tietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA-alueella tai niiden ulkopuolella sijaitseville yhtiöille, jotka operoivat Scandic-hotelleja mutta jotka eivät kuulu Scandic-konserniin, tai toimittajillemme varauksesi hallitsemiseksi (esim. jos varaat kokoustilan jostakin franchise-hotellistamme). Lisätietoja saat Scandicin tietosuojaselosteen kohdasta ”Henkilötietojen siirto ja vastaanottajat, joille tietoja saatetaan luovuttaa”.
Scandic toteuttaa tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi tietojen häviämiseltä, väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä. Päivitämme suojatoimenpiteitämme jatkuvasti uusimpiin teknologioihin ylläpitääksemme korkeaa turvallisuustasoa.
Tietosuojalain mukaan sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyämme koskevia oikeuksia. Voit käyttää Scandicin tietosuojaselosteen kohdassa ”Rekisteröidyn oikeudet” kuvattuja oikeuksia. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, vierailethan lähimmässä Scandic-hotellissa, jossa vastaanottovirkailija auttaa sinua. Voit myös lähettää sähköpostia osoitteeseen gdpr@scandichotels.com.
Jos sinulla on kysyttävää tai muita huomioita henkilötietojesi käsittelystämme tai Scandicin tietosuojaselosteen noudattamisesta, otathan meihin yhteyttä (katso yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdasta ”Yhteystiedot – kysymykset”).
Varaukset / ylivoimaiset esteet
Mikäli Scandicin velvollisuuksien ja vastuiden toteuttamiseen vaikuttaa lakko, työsulku, tiesulku, sota, rajoitukset toimituksissa, luonnonkatastrofi tai muu hotellista riippumaton poikkeuksellinen olosuhde, Scandic katsotaan vapautetuksi velvollisuuksiensa toteuttamisesta ja oikeutetuksi peruuttamaan varauksesi olematta vastuussa peruutuksesta.
Riita-asiat
Näihin ehtoihin sovelletaan kaikilta osin sen maan aineellista oikeutta, jossa hotelli, josta varaus on tehty, sijaitsee, ilman viittausta sen oikeudellisten määräysten valintaan.