Hvordan booker jeg et møde hos Scandic?
Søg på din ønskede destination eller et specifikt hotel for at se de tilgængelige muligheder. Planlægger du et større arrangement eller har særlige ønsker, kan du sende en forespørgsel eller kontakte det ønskede hotel direkte, så hjælper vi dig gerne.
Hvad er inkluderet i en mødepakke?
Vores
mødepakker inkluderer typisk mødelokale, WiFi, standard præsentationsudstyr, forfriskninger og frokost. Det præcise indhold kan variere mellem hoteller og pakker.
Kan jeg booke et mødelokale uden en mødepakke?Ja, mødelokaler kan bookes separat afhængigt af tilgængelighed. Det er også muligt at tilføje forfriskninger og forplejning. Vi anbefaler, at mad og drikke bestilles på forhånd for at sikre den bedst mulige oplevelse.
Kan jeg inkludere overnatning i min mødebooking?
Ja. Mange af vores hoteller tilbyder muligheden for at kombinere møder med overnatning, middag og morgenmad. Oplys blot antallet af værelser, når du sender din forespørgsel.
Hvorfor er det mødelokale, jeg har booket, ikke garanteret?
Tildelingen af mødelokaler afhænger af antallet af deltagere og arrangementets behov. Hvis disse ændrer sig, kan det være nødvendigt at flytte arrangementet til et lokale, der passer bedre til de nye behov.
Kan Scandic tage hensyn til allergier og særlige præferencer?
Ja. Vi tilbyder en række muligheder, der tager højde for både allergier og individuelle præferencer. Informér os gerne om dine behov på forhånd, så vi kan bekræfte mulighederne med hotellet.
Kan jeg ændre eller afbestille min booking?
Vilkår for ændring og afbestilling afhænger af din bookingaftale. For bookinger foretaget via Scandics hjemmeside gælder vores
bookingvilkår for møder og konferencer. For bookinger foretaget gennem Group & Meetings-teamet gælder de vilkår, der fremgår af din aftale
Hvad koster det at flytte mit arrangement til en anden dato eller et andet hotel?
Den oprindelige booking vil være omfattet af de gældende afbestillings- og reduktionsvilkår. Prisen på en ny booking afhænger blandt andet af destination, dato, tilgængelighed og efterspørgsel på tidspunktet for ombookingen.
Hvorfor samarbejder jeg med Group & Meetings-teamet i stedet for hotellet direkte?
Vores Group & Meetings-team er specialiseret i planlægning og koordinering af møder, konferencer og større arrangementer. Det giver hotellets medarbejdere mulighed for at fokusere på at skabe den bedste oplevelse under dit ophold.
Jeg har booket et arrangement i god tid og er blevet informeret om en prisændring. Hvorfor?
I visse tilfælde kan Scandic justere priserne som følge af ændringer i moms, offentlige afgifter, lokale gebyrer, force majeure eller væsentlige stigninger i omkostninger til varer, tjenester, transport eller tilgængelighed.
Kan jeg få en faktura efter arrangementet i stedet for at betale på forhånd?
Det afhænger af din aftale med Scandic og eventuelle godkendte kreditvilkår. Kontakt din bookingansvarlige for yderligere information.
Kan jeg sende pakker eller leverancer til hotellet før mit arrangement?
Ja, i de fleste tilfælde kan du sende leverancer til hotellet inden arrangementet. Vi anbefaler, at de ankommer 1-2 dage før, og at du informerer din kontaktperson på forhånd.
Kan jeg klargøre mødelokalet dagen før? Hvornår kan jeg få adgang til lokalet?
Hvis du har behov for adgang til lokalet inden arrangementets start, kan dette ofte arrangeres. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at booke lokalet dagen eller aftenen før Tal med din kontaktperson om mulighederne.
En deltager ankommer tidligere end resten af gruppen. Hvordan skal det bookes?
Kontakt din bookingansvarlige eller mødekoordinator, som kan hjælpe med at arrangere den ekstra overnatning og informere om, hvorvidt et værelsesskift bliver nødvendigt.
Hvornår skal jeg bekræfte det endelige antal deltagere?
Fristen for bekræftelse af deltagerantal fremgår af din bookingaftale og de gældende afbestillingsvilkår. Din kontaktperson hjælper gerne med at vejlede om tidsplanen.
Er der parkering ved mødebookinger, og kan jeg reservere en parkeringsplads?
Parkeringsmulighederne varierer fra hotel til hotel. Mange af vores hoteller tilbyder parkering på stedet eller i nærheden. Da tilgængeligheden varierer, er reservation ikke altid mulig. Du finder flere oplysninger om parkering, priser og lokale forhold på den enkelte hotelside.
Hvilke vilkår gælder for et call-in allotment?
Et call-in allotment er omfattet af særlige vilkår, herunder bookingfrister, krav til garanteret værelsesreservation og betalingsbetingelser. Din Scandic-kontaktperson informerer om de vilkår, der gælder for dit arrangement.
Hvilke vilkår gælder for et call-in allotment?
En garanteret værelsesreservation hjælper os med at reservere det aftalte antal værelser og planlægge kapaciteten derefter. Der kan i enkelte tilfælde være mulighed for undtagelser afhængigt af sæson, tilgængelighed og efterspørgsel.
Hvad kan vi gøre, hvis en stor gruppe ankommer før check ind, og der ikke er plads nok til bagageopbevaring?
For større grupper kan det i nogle tilfælde være muligt at arrangere et separat lokale til bagageopbevaring. Dette afhænger af tilgængelighed og bør aftales på forhånd med din kontaktperson.
Hvilke muligheder er der for branding ved møder og arrangementer?
Mange af vores hoteller tilbyder brandingmuligheder som roll-ups, digitale skærme, skiltning og andre eksponeringsløsninger. Afhængigt af hotellet kan yderligere muligheder være tilgængelige. Tal med din eventkoordinator om dine idéer, så finder vi den bedste løsning sammen.
Er der udstyr til online møder i mødelokalet?
Nogle af vores hoteller tilbyder udstyr til online- og hybridmøder. Bemærk, at udstyr og tekniske specifikationer kan variere mellem hotellerne. Vi anbefaler, at du drøfter dine behov med din kontaktperson.
Tilbyder hotellet teknisk support?
Hotellets medarbejdere står klar til at hjælpe med opsætning og besvare tekniske spørgsmål på selve dagen. Hvis der er behov for dedikeret teknisk support, kan dette også arrangeres. Tal med din kontaktperson, så hjælper vi med at finde den rette løsning til dit møde.
