Generelt
Du og hotellet er herved enige i disse vilkårene og betingelsene for bestillinger av dagkonferanser. Navnet på selskapet som driver hotellet (heretter referert til som ‘Scandic’ eller ‘hotellet’) og som avtalen inngås med er oppgitt på bestillingsbekreftelsen. Med mindre en spesialavtale er inngått, gjelder følgende regler.
Merk at disse vilkårene og betingelsene kun gjelder for konferansebestillinger gjort og bekreftet via Scandics nettsted. Hvis du gjør en konferanseforespørsel eller -bestilling gjennom en annen kanal (f.eks. via e-post) vil du motta et pristilbud eller en bekreftelse (alt ettersom) sammen med de da gjeldende vilkårene og betingelsene.
Bestilling og bekreftelse
For å kunne plassere bestillingen av en dagkonferanse gjennom Scandics nettstedsbestillingsportal MeetingPackage.com («portalen») må du opprette en brukerkonto («konto»). Registrering av en konto fullføres på nett og bekreftes via e-post til e-postadressen oppgitt av deg. All informasjon relatert til bestillingen din vil lagres på kontoen din. Kontoen er nødvendig for å kunne plassere bestillinger via portalen.
For å bestille et konferanserom på et Scandic-hotell og registrere deg for en konto må du være over 18 år. Du er forpliktet til å oppgi sannferdig, fullstendig og oppdatert informasjon som forespurt i portalen.
Hvis du handler på vegne av et selskap eller annen juridisk enhet, erklærer og garanterer du at du er autorisert til å plassere en bestilling og inngå disse vilkårene og betingelsene på vegne av slik enhet. Skulle du ikke være autorisert til å handle på vegne av enheten, vil du holdes personlig ansvarlig for bestillingen.
En bestilling er bindende når den har blitt bekreftet av Scandic og du har mottatt et bestillingsreferansenummer. Du kan motta dette skriftlig via e-post eller direkte til kontoen din. Eventuelle endringer til bestillingen må gjøres via portalen eller skriftlig til hotellet.
Hotellet forbeholder seg retten til å bestille et konferanserom som er best egnet for antall deltakere indikert av deg i bestillingen. Konferansebestillingen er gyldig for antall deltakere oppgitt i bestillingsbekreftelsen. Hvis antall deltakere endres vesentlig har hotellet rett til å adressere et nytt konferanserom for konferansen, og forhandle konferansens detaljer og priser på nytt.
Bestillingen kan ikke overføres til en tredjepart uten en skriftlig avtale fra Scandic. Provisjon vil ikke gjelde for møterom bestilt online.
Prisene som kan finnes på Scandics nettsted er tilgjengelige og kan bestilles kun på Scandics nettsted og vil ikke bli tilbudt hvis du innleder en bestilling via hotellet direkte, Scandics bestillingskontorer eller en tredjepartskanal.
Bedriftsavtaler og -rabatter gjelder ikke alltid for konferansebestillinger gjort på Scandics nettsted, det avhenger av avtalen din med Scandic. Rabatter kan ikke benyttes på bestillinger etter at de er utført.
Hotellets forpliktelser og dine forespørsler
Informer hotellpersonell om eventuelle spesielle forespørsler så som spesialdietter før ankomsten din, slik at hotellet kan forberede seg for konferansen din. Hvis spesielle forespørsler informeres for nært opptil konferansen, vil hotellet muligens ikke være i stand til å oppfylle dem.
Betaling
Betalingen skal skje med kredittkort på Scandics nettsted når bestillingen blir gjort, eller på hotellet ved ankomst. Fakturering kan være en alternativ betalingsmetode hvis bedriften din har en faktureringsavtale med Scandic (se nedenfor). Imidlertid er du som kunde ansvarlig for alle kostnader knyttet til din bestilling, med mindre annet er avtalt med hotellet.
Betaling skal gjøres via kredittkort på Scandics nettsted når bestillingen utføres eller på hotellet ved ankomst. Fakturering kan være en alternativ betalingsmetode hvis selskapet ditt har en faktureringsavtale med Scandic (se nedenfor). Du som kunde er imidlertid ansvarlig for alle kostnader relatert til bestillingen din, med mindre noe annet er avtalt med hotellet.
I tilfelle konferansen er forhåndsbetalt på tidspunktet for bestilling, trekkes forhåndsbetalingen fra den endelige regningen og vil bli inkludert i beregningen av kanselleringsgebyrer som oppgitt nedenfor. Hvis bestillingen er forhåndsbetalt og kanselleringer eller reduksjoner er gjort på linje innenfor kanselleringstidslinjene gitt, vil Scandic refundere det samme kredittkortet som har blitt brukt for å betale for bestillingen. Fra det øyeblikket vi autoriserer refusjonen, må banken din fortsatt behandle den. Tiden det tar å behandle refusjoner varierer mellom banker og betalingsmetoder.
For å kvalifisere for å fakturere må selskapet ditt ha en gyldig faktureringsavtale med Scandic. Hvis en gyldig faktureringsavtale ikke kan bli funnet vil hotellet kontakte deg for å bli enige om en annen betalingsmetode. I tilfelle en gyldig faktureringsavtale ikke kan bli funnet, eller du ikke kan nås for oppgjør via en annen betalingsmetode, forbeholder hotellet seg retten til å kansellere bestillingen.
I tilfelle fakturering forfaller beløpet for betaling 10 dager etter faktureringsdatoen. Som bestilleren av konferansen er du ansvarlig for alle kostnader i tilknytning derved. Et faktureringsgebyr vil bli belastet. Sene betalinger vil være gjenstand for 1,5 % rente per gjeldende måned pluss et administrasjonsgebyr.
Endringer og kanselleringer
- Hvis antallet delegater for møtet ditt er mellom 2–15 på tidspunktet du utførte bestillingen din, kan kanselleringer og endringer gjøres uten belastninger opptil 3 dager (72 timer) før datoen og tidspunktet for ankomst.
- Hvis antallet delegater for møtet ditt er mellom 16–30 på tidspunktet du utførte bestillingen din, kan kanselleringer og endringer gjøres uten belastninger opptil 7 dager før datoen og tidspunktet for ankomst.
- Hvis antallet delegater for møtet ditt er mellom 31–50 på tidspunktet du utførte bestillingen din, kan kanselleringer og endringer gjøres uten belastninger opptil 14 dager før datoen og tidspunktet for ankomst.
Hvis antallet delegater for møtet ditt er over 51 delegater på tidspunktet du utførte bestillingen din, er kanselleringer og endringer i henhold til våre generelle vilkår og betingelser.
Hvis du kansellerer eller endre bestillingen din senere, forbeholder hotellet seg retten til å belaste deg den fulle prisen for bestillingen. I tilfelle manglende oppmøte, forsinket ankomst eller tidlig avreise, har hotellet rett til en kompensasjon tilsvarende den fulle prisen for den endelige bestillingen.
Behandling av personopplysninger
Scandic Hotels Group (selskapsreg.nr. 556703-1702) og andre Scandic konsernselskaper (sammen definert som «Scandic», «vi», «oss» i denne delen) vil, som behandlingsansvarlige, behandle dine personopplysninger når du bestiller en dagkonferanse via portalen.
Når du bestiller en dagkonferanse på ett av våre hoteller via portalen vil det opprettes en konto i ditt navn. Kontoen er nødvendig for å kunne plassere bestillinger via portalen. Vi vil behandle personopplysningene dine oppgitt til oss i portalen og kontoen for å kunne levere, håndtere, administrere, følge opp og innhente betaling for bestillingen din. Dette inkluderer behandlingen vår av dine personopplysninger for å kunne informere, kommunisere og svare på forespørsler eller henvendelser fra deg med hensyn til bestillingen din via én av kommunikasjonskanalene våre (f.eks. e-post eller telefon). Dine personopplysninger og opplysninger tilknyttet bestillingen din vil lagres i kontoprofilen din.
Kontoen kan slettes til enhver tid på din forespørsel ved å kontakte hotellet. Merk imidlertid at du ikke vil være i stand til å utføre bestillinger via portalen med mindre du har en gyldig konto. Sletting av kontoen din vil ikke ha noen effekt på utførte bestillinger.
Hvis du deler sensitive personopplysninger med oss (f.eks. informasjon om allergier eller matpreferanser) samtykker du til at vi behandler slike personopplysninger for å kunne håndtere bestillingen din.
Vi behandler følgende personopplysninger for å kunne administrere bestillingen og kontoen din:
Personopplysninger:
- Identitetsrelaterte opplysninger (f.eks. navn)
- Kontaktopplysninger (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse)
- Kontoopplysninger (f.eks. påloggingsinfrmasjon)
- Betalingsopplysninger aktuelle for ditt valg av betaling (f.eks. selskapets registreringsnr., kortinformasjon, selskapets e-postadresse, selskapets adresse, referanse)
- Bestillingsopplysninger (f.eks. tidligere eller kommende konferanser)
- Sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon angående helse, så som allergier)
- Andre opplysninger du oppgir til oss i tilknytning til bestillingen din (f.eks konferanseromforespørsler)
Juridisk grunnlag for behandling:
- Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle avtalen vår med deg (å levere dagkonferanser).
- Behandlingen av sensitive personopplysninger vil utføres i samsvar med ditt uttrykkelige samtykke.
Oppbevaringsperiode:
- Personopplysninger tilkoblet en spesifikk bestilling vil lagres i 120 dager etter avslutningen av slike dagkonferansebestillinger.
- Personopplysninger tilknyttet kontoprofilen din (kontoopplysninger) vil behandles så lenge kontoen er gyldig.
Dine personopplysninger og annen informasjon om bestillingen din kan overføres til selskaper innad i og utenfor EU/EØS som driver Scandic-hoteller, men som ikke er del av Scandic-konsernet eller til leverandørene våre for at vi skal kunne behandle bestillingen din (f.eks. hvis du bestiller et konferanse rom på en av våre franchisetakeres hoteller). For mer informasjon, se del «Overføring av personopplysninger og mottakere vi deler informasjon med» i Scandic’s Privacy Policy.
Scandic har implementert egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot for eksempel tap, manipulering og uautorisert tilgang. Vi tilpasser kontinuerlig sikkerheten vår til ny teknologi for å opprettholde høye sikkerhetsnivåer.
Personvernlovgivning gir deg flere rettigheter relatert til vår behandling av dine personopplysninger. Du kan utøve rettighetene dine beskrevet i delen «Dine rettigheter» i Scandic’s Privacy Policy. Hvis du ønsker å utøve rettighetene dine, gå til ditt nærmeste Scandic-hotell og snakke med resepsjonisten og de vil hjelpe deg, eller send en e-post til gdpr@scandichotels.com.
Hvis du har spørsmål, kommentarer eller klager angående behandlingen vår av dine personopplysninger eller vår overholdelse av Scandic’s Privacy Policy eller gjeldende personvernlovgivning, ta gjerne kontakt med oss (se kontaktopplysninger i del «Hvem kontakter du hvis du har spørsmål?» i vår personvernpolicy).
Generelle bestillinger/Force Majeure
Hvis forpliktelsene og ansvarene til Scandic påvirkes av streiker, lockouts, blokkader, krig, begrensede forsyninger, naturkatastrofer eller andre omstendigheter utenfor hotellets kontroll, skal Scandic fritas fra å yte sine forpliktelser og har rett til å kansellere bestillingen din uten ansvar.
Tvister
Disse vilkårene og betingelsene skal med alle hensyn reguleres av den vesentlige loven i landet der hotellet hvor bestillingen er utført har beliggenhet, uten referanse til valget av lovbestemmelser derav.