Personvernpolicy

Vedtatt 2. november 2026 | Versjon 1.2

Oppsummering 

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Scandic Hotels Holding AB, org.nr. 556723-5725, og datterselskapene som driver Scandic-hoteller (Scandic Hotels AB i Sverige, Scandic Hotels AS i Norge, Scandic Hotel A/S i Danmark, Scandic Hotels Oy i Finland, Scandic Hotels Deutschland GmbH i Tyskland og Scandic Polen Sp. z.o.o. i Polen) (samlet «Scandic» eller «vi») bruker personopplysninger om deg som gjest, kunde eller leverandør til følgende hovedformål: 

  • For å kunne administrere bestillingen din på hotellene våre
  • For å kunne administrere medlemskapet ditt i Scandic Friends og/eller Scandic Sports
  • For å sende deg tilbud og andre markedsføringsmeldinger
  • For å svare på dine spørsmål, henvendelser og kommentarer
  • For å oppfylle rettslige forpliktelser, som å oppbevare regnskapsdokumentasjon som kan inneholde personopplysninger

Du finner informasjon om hvordan du kontakter oss under overskriften «Hvem du kan kontakte hvis du har spørsmål» nedenfor. 

1. Bakgrunn, omfang og ansvar for personopplysninger 

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan og hvorfor Scandic behandler personopplysningene dine når du samhandler med oss eller bruker tjenestene våre. Den beskriver hvilke personopplysninger vi samler inn, hvor vi får dem fra, formålene og de rettslige grunnlagene for behandlingen, hvor lenge vi oppbevarer dem, hvem vi deler dem med, hvordan vi beskytter dem, og hvordan du kan utøve rettighetene dine etter gjeldende personvernlovgivning.  

Med personopplysninger mener vi all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar, levende person. 

Scandic Hotels Holding AB er selvstendig behandlingsansvarlig for kundeopplysninger og medlemsopplysninger i Scandic Friends som lagres i de sentrale systemene for bestilling og medlemsadministrasjon. Selskapet er også selvstendig behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles via Scandics nettsted og app, samt for markedsføring og annen kommunikasjon med deg. 

Scandic Hotels Holding AB og datterselskapene som driver Scandic-hoteller, er felles behandlingsansvarlige for behandling av personopplysningene dine knyttet til bestillinger og kameraovervåking på det lokale hotellet. 

Datterselskapene som driver Scandic-hoteller, er også selvstendig behandlingsansvarlige for begrenset behandling knyttet til lokale tjenester, som spabehandlinger, restaurantbestillinger, parkering og lignende tjenester som bare tilbys på det lokale hotellet.

Når du bruker tjenester på et hotell som drives av en av Scandics franchisetakere, er franchisetakeren normalt selvstendig behandlingsansvarlig og ansvarlig for å informere deg om hvordan personopplysningene dine behandles, og om rettighetene dine. Med mindre annet er oppgitt, behandler franchisetakeren personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen. For personopplysninger knyttet til medlemskapet ditt i Scandic Friends behandler franchisetakeren i stedet opplysningene på Scandics vegne og etter Scandics instrukser.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi tar personvernet ditt på alvor. I dette avsnittet beskriver vi hvordan og hvorfor vi samler inn og behandler personopplysningene dine. Detaljene varierer avhengig av hvilke tjenester du bruker.

2.1 Bestillinger

2.1.1 Hotellreservasjon

Når du bestiller et hotellrom, valgfrie produkter og tjenester hos oss, uavhengig av om bestillingen gjøres via nettstedet vårt, via en nettbasert bestillingskanal, via appen vår, via et reisebyrå, direkte gjennom hotellene våre eller via bestillingssentrene våre, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) gi deg muligheten til å bestille et rom i henhold til dine ønsker, (b) administrere og ta betalt for bestillingen din, (c) bekrefte bestillingen til deg (bestillingsbekreftelse) og (d) sende kommunikasjon relatert til ditt opphold, slik som informasjon om tilleggsprodukter og -tjenester, via SMS, e-post, pushvarsler og andre lignende kontaktmetoder.

Hvis du er medlem av lojalitetsprogrammet vårt «Scandic Friends» og velger å oppgi medlemsnummeret ditt ved bestilling, lagres bestillingsopplysningene i medlemsprofilen din. Hvis du ikke er medlem av Scandic Friends, men ønsker å bli det, kan personopplysninger fra bestillingen din, med din tillatelse, brukes til å opprette en medlemsprofil. Les mer om hvordan personopplysningene dine behandles i Scandic Friends i avsnitt 2.4 nedenfor.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandling 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn og fødselsdato) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Spesielle kategorier av personopplysninger (f.eks. helseopplysninger ved bestilling av rom for funksjonshemmede) 

  • Hvis aktuelt, Scandic Friends medlemsnummer 

  • Annen informasjon du oppgir i forbindelse med bestillingen din (f.eks. gulvforespørsler) 

  • Debet- eller kredittkortnummer 

Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (for å tilby hotellovernatting). For spesielle kategorier av personopplysninger innhenter vi ditt samtykke. 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

Avhengig av hvordan du har bestilt: 

  • Direkte fra deg når informasjon er gitt i vårt webskjema 

  • Via booking kanalen du har brukt 

  • Fra reisebyrået du har brukt 

  • Direkte fra deg når du bestiller på hotellet vårt 

  • Gjennom ditt Scandic Friends-medlemskap 

  • Scandic-hotellet der du har bestilt hotellrom 

  • Systemtjenesteleverandør som leverer og støtter bestillingssystemer 

  • Tjenesteleverandør for kundekommunikasjon f.eks. SMS, e-post og push-varsler Systemtjenesteleverandør for medlemskapsprogrammer 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer.

2.1.2 Møte- og gruppebooking

Hvis du booker et møterom hos oss, enten gjennom oss direkte eller gjennom våre underleverandører for møtebooking, behandler vi personopplysningene dine med det formål å administrere, følge opp og ta betalt for bestillingen din.

Personopplysninger som behandles 

Legal basis for the processing 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn,) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Hvis aktuelt, Scandic Friends medlemsnummer 

  • Andre opplysninger du oppgir i forbindelse med bestillingen din (f.eks. forespørsler om tilgjengelighet, allergier, utstyr osv.) 

  • Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (for å motta bestillingen). 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

Avhengig av hvordan du har bestilt: 

  • Direkte fra deg når informasjon er gitt i vårt webskjema Via booking kanalen du har brukt  

  • Fra reisebyrået du har brukt Direkte fra deg når du bestiller på hotellet vårt 

  • Scandic-hotellet der du har bestillingen din 

  • Systemtjenesteleverandør som tilbyr og støtter bestillingen 

Lagringstid: Personopplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen

2.2 Andre tjenester relatert til våre hoteller

På mange av Scandics hoteller tilbyr vi tjenester som restauranter og barer, frokost, romservice, minibar, basseng og SPA-behandlinger, vaskeri, parkering, taxibestilling, gratis Wi-Fi osv. Hvis du bruker noen av disse tjenestene på hotellene våre, kan personopplysningene dine behandles for å (a) administrere disse bestillingene og bruken av tilleggstjenesten, (b) kommunisere og informere deg om disse bestillingene gjennom kommunikasjonskanalene våre (f.eks. e-post, SMS eller telefon) og (c) administrere kostnadene som påløper for slike tilleggstjenester og/eller fasiliteter.

Hvis du innenfor omfanget av tjenestene ovenfor gir oss sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon om allergier eller andre preferanser), vil vi innhente ditt samtykke til at vi behandler slike data for å ta hensyn til dine ønsker.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer) 

  • Scandic Friends-medlemsnummer, hvis aktuelt 

  • Eventuell time bestilt for ønsket tjeneste 

  • Sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon om allergier) 

  • Andre opplysninger du oppgir i forbindelse med bestillingen din (f.eks. forespørsler om sitteplasser) 

Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av tjenester på våre hoteller). 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når bestillingen er gjort 

  • Via booking kanalen du har brukt 

  • Via ditt Scandic Friends-medlemskap 

  • Fra reisebyrået du har brukt 

  • Selskaper som driver Scandic-hoteller eller -restauranter, men som ikke er en del av Scandic-konsernet 

  • Scandic-hotellet der du har bestilt ønsket service 

  • Franchisepartnere, hvis noen, (f.eks. hvis en reservasjon er gjort på en franchisetakers restaurant) 

  • Tjenesteleverandør for bestillingen 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer.

2.3 Innsjekking og utsjekking på hotell

Når du bor på et Scandic-hotell, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) administrere ankomst og avreise fra hotellet, (b) tildele deg et nøkkelkort til det bestilte rommet, (c) behandle informasjon om kredittkort og/eller andre betalingsmidler for å sikre betaling for oppholdet, (d) administrere Scandic Friends-medlemsrelaterte saker som å betale hotellregninger med poeng, (e) håndtere spesifikke forespørsler for ditt opphold hos Scandic i henhold til din profil i Scandic Friends, (f) administrere og eventuelt vurdere om du kvalifiserer for en romoppgradering og håndtere dette hvis aktuelt, (g) håndtere betaling for oppholdet, (h) forberede, skrive ut eller sende en faktura for oppholdet, (i) håndtere eventuelle kundeservicesaker, og (j) betale provisjon til reisebyrået ditt (hvis aktuelt).

Hvis du ikke møter opp uten avbestilling eller avbestiller for sent i samsvar med Scandics bestillingsregler, behandler vi personopplysningene dine med det formål å (a) kansellere oppholdet og andre bestillinger du måtte ha foretatt og (b) administrere, behandle og gjøre opp eventuelle utestående beløp som kan ha forfalt.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Medlemsinformasjon (f.eks. medlemsnummer og poengsaldo) 

  • Ankomst- og avreisedatoer 

  • Bestillingsdetaljer (f.eks. fullført eller fremtidig opphold) 

  • Spesielle kategorier av personopplysninger (f.eks. allergiopplysninger) 

  • Annen informasjon du oppgir i forbindelse med bestillingen din (f.eks. gulvforespørsler) 

  • Informasjon om medreisende 

  • Debet- eller kredittkortnummer 

Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av et booket hotellrom). 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg ved bestilling og/eller ved innsjekking 

  • Via booking kanalen du har brukt 

  • Fra reisebyrået du har brukt 

  • Scandic-hotellet der du har bestilt ønsket service 

  • Tjenesteleverandør for bestillingen 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer.

2.3.1 Håndtering av registreringsskjema

For at Scandic skal kunne følge Politimyndighetens forskrifter (PMFS 2015:6 FAP 279-1), kapittel 6, § 13 i utlendingsforordningen (2006:97), må utenlandske statsborgere som bor på Scandics hoteller fylle ut et registreringskort. Personer som er fast bosatt og registrert i Sverige eller Norge er unntatt fra å fylle ut registreringskortet. I forbindelse med utfylling av registreringskortet sjekker vi identiteten din, noe som betyr at et identitetsdokument fremvises for verifisering. Ingen kopier av identitetsdokumentet blir tatt eller lagret. Vi dokumenterer imidlertid nummeret på identitetsdokumentet.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsdata (for- og etternavn) 

  • Fødselsdato 

  • Bostedsadresse 

  • Ankomst og avreisedato 

  • Informasjon om hvordan personen har identifisert seg (ID, førerkort, pass eller annet identifikasjonsdokument). 

  • Dokumentnummer 

  • Personens signatur og dato 

Behandlingen er basert på en rettslig forpliktelse for å overholde Politimyndighetens forskrifter. 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

Direkte fra deg ved innsjekking 

Scandic-hotellet der du har bestilt hotellrom Politimyndigheten ved forespørsel 

Oppbevaringsperiode: Registreringskortet slettes 3 måneder etter datoen registreringskortet ble opprettet.

2.4 Kunde- og lojalitetsklubber (Scandic Friends og Scandic Sports)

Scandic tilbyr lojalitetsklubbene Scandic Friends og Scandic Sports.

Scandic Friends er for deg som ønsker å opptjene poeng og få andre fordeler når du bor på hotellene våre eller besøker restaurantene våre, og Scandic Sports er et medlemskap som gir deg og idrettslagene dine fordeler (f.eks. rabatterte priser på hoteller).

Hvis du er, medlem av Scandic Friends eller Scandic Sports, behandler vi dine personopplysninger med det formål å gi, administrere, administrere, følge opp og opprettholde medlemskapet ditt (f.eks. gi deg poeng for poengkvalifiserende kjøp). Vi behandler også personopplysningene dine med det formål å informere, kommunisere, svare på henvendelser fra deg om medlemskapet ditt og sende deg direkte markedsføring via SMS, e-post, pushvarsler og andre lignende kontaktmetoder, inkludert tilbud på tjenester fra Scandic, våre franchisetakere og Scandic Friends-partnere (en liste over gjeldende Scandic Friends-partnere finner du her). Slik direkte markedsføring kan være basert på dine tidligere interaksjoner med Scandic, inkludert kjøpshistorikk, informasjon du har lagt inn i medlemsprofilen, besvarte kundeundersøkelser, kontakt med kundeservice og nettadferd ved bruk av Scandics nettside eller app. Hvis du gir ditt samtykke til forbedret personalisering, kan Scandic skape et enda mer personlig medlemskap for deg og sende deg personlige tilbud basert på dine interaksjoner med Scandic Friends-partnere. Scandic kan også dele personopplysningene som brukes for ditt personlige medlemskap med Scandic Friends-partnere for analytiske og markedsføringsformål, f.eks. for å følge opp partnerskap, utvikle nye relevante produkter og tilpasse tilbud etter dine interesser. Scandic Friends-partnere kan tilpasse sin eksisterende kommunikasjon til deg basert på personopplysninger vi har delt med dem. Ingen av våre Scandic Friends-partnere vil imidlertid sende markedsføringskommunikasjon til deg basert på det samtykket du gir til Scandic. Hvis du ønsker å slutte å motta markedsføringskommunikasjon fra Scandic eller trekke tilbake ditt samtykke til forbedret personalisering, kan du gjøre dette når som helst ved å bruke lenkene som er oppgitt i den aktuelle digitale kommunikasjonen eller ved å justere innstillingene i din medlemskonto. 

Vi kan sende deg tilbud via sosiale medier og nettannonsering på andre steder enn Scandics nettsteder, noe som er beskrevet nærmere i avsnitt 2.5

Vi kan dele personopplysningene dine og annen informasjon om medlemskapet ditt (f.eks. poengsaldo) i samsvar med avsnitt 4.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn og fødselsdato) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Medlemsinformasjon (f.eks. medlemsnummer og poengsaldo) 

  • Informasjon du har lagt inn i medlemsprofilen din (f.eks. preferanser, forespørsler om etasjer, tilgjengelige rom) 

  • Medlemskapsinformasjon og informasjon du har lagt inn i medlemsprofilen hos Scandic Friends-partnere 
  • Kjøpshistorikk hos Scandic og Scandic Friends-partnere 

  • Besvarte kundesurveyer og interaksjoner med kundeservice hos Scandic og Scandic Friends-partnere 

  • Onlineatferd ved bruk av Scandics eller Scandic Friends-partneres nettsider eller apper 

  • Prediktive scorings og profiler/segmenter 

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen som er inngått med deg om ditt medlemskap i Scandic Friends/Scandic Sports. 

For forbedret personalisering innhenter vi ditt samtykke. 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når du registrerer deg for et Scandic Friends/Scandic Sports-medlemskap 

  • Fra Scandic Friends-partnere 

  • Fra dine kjøp og aktiviteter når du samhandler med Scandic, for eksempel blir, har møter eller har kontakt med vår kundeservice 

  • Scandic-hotellet du har bestilt 

  • Scandic Friends partnere 

  • Reklamepartnere 

  • Leverandører av kundeinnsikt og IT-tjenester 

Oppbevaringsperiode: Til medlemskapet utløper og en periode på opptil 14 måneder deretter for å f.eks. kunne håndtere eventuelle bestillinger knyttet til medlemskapet. Personopplysninger som utelukkende brukes til å opprette et personlig medlemskap, slettes med tre års mellomrom.

2.5 Markedsføring i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler

Vi kan sende deg direkte markedsføring via SMS, e-post, pushvarsler og andre lignende kontaktmetoder, inkludert tilbud på tjenester fra Scandic, våre franchisetakere og våre partnere, dersom du har bestilt eller bodd hos oss, brukt noen av våre tjenester, eller så lenge du er medlem i våre lojalitetsprogrammer. Slik direkte markedsføring kan være basert på dine tidligere interaksjoner med Scandic, inkludert kjøpshistorikk, besvarte kundeundersøkelser og kontakt med kundeservice. Hvis du har startet en bestilling, men ikke fullført den, kan vi også sende deg direkte markedsføring for å minne deg på bestillingen.

Hvis du ikke lenger ønsker å motta direkte markedsføring fra oss, kan du enten melde deg av våre markedsføringsmeldinger ved å klikke på avmeldingslenken i kommunikasjonen vi sender deg, eller kontakte oss som angitt i avsnitt 9.

Når du besøker nettstedene våre og har samtykket til at vi plasserer informasjonskapsler på datamaskinen din, får du en mer relevant og inspirerende kundeopplevelse. Ved hjelp av informasjonskapseldata kan et personaliseringssystem følge samhandlingene dine på nettstedet og dermed presentere mer relevante tjenester for deg, avhengig av hvilke tjenester du ser på, legger i handlekurven og/eller kjøper. Hvis du har en konto og logger inn, eller bruker samme nettleser som et tidligere besøk, vil våre systemer kunne koble dine tidligere interaksjoner med nettstedet med ditt nye besøk. På denne måten vil du fortsette å bli presentert med mer relevante produkter for deg.

Vi samarbeider med reklamepartnere som Meta og Google, som gjør det mulig for oss å identifisere og kommunisere med de riktige kundesegmentene og opprette og distribuere personlig annonseinnhold. Vi kan dele informasjonen vi samler inn om deg, samt din krypterte e-postadresse, med våre annonseringspartnere. Formålet med dette er å vise deg relevante annonser på tredjeparts nettsteder og apper. For å gjøre dette kontrollerer vi dataene dine i databasen til den aktuelle annonseringspartneren. Hvis en treff blir funnet, vil du motta relevant salgsfremmende innhold i feeden din på enkelte sosiale medier. Hvis ingen treff blir funnet, blir dataene dine ødelagt på en sikker måte. Personopplysningene dine håndteres sikkert ved hjelp av en teknikk som kalles hashing. Dette betyr at dataene dine er kryptert på en slik måte at de ikke kan leses av andre enn mottakeren for det eksplisitt angitte formålet. Hver reklamepartner er behandlingsansvarlig for sin egen del av behandlingen, inkludert eventuell overføring av personopplysninger til land utenfor EØS. Hvis du har abonnert på våre finansrapporter og pressemeldinger, vil vi behandle dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å sende deg slik kommunikasjon.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Kjøpshistorikk hos Scandic 

  • Besvarte kundeundersøkelser og interaksjoner med kundeservice hos Scandic 

  • Onlineatferd ved bruk av Scandics nettside eller app 

  • Prediktive scorings og profiler/segmenter 

Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å sende direkte markedsføring, eller ditt samtykke hvis vi har bedt om ditt samtykke til å sende direkte markedsføring eller hvis vi samler inn data via informasjonskapsler eller andre sporingsteknologier. 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

Direkte fra deg når du foretar en bestilling, bruker vår nettside eller app, eller på annen måte samhandler med Scandic 

  • Reklamepartnere 

  • Leverandører av kundeinnsikt og IT-tjenester 

Oppbevaringsperiode: Vi lagrer personopplysninger så lenge kundeforholdet med deg varer, men du har alltid rett til å protestere mot vår direkte markedsføring via SMS, e-post, pushvarsler og andre lignende kontaktmetoder Du kan gjøre dette ved å kontakte oss (se kontaktinformasjon nedenfor) eller ved å melde deg av direkte i utsendelsen.

2.5.1 Kundeundersøkelser

Fra tid til annen vil vi sende deg kundeundersøkelser og også be deg om å evaluere tjenestene du har kjøpt, for å gi deg muligheten til å påvirke vårt produkt- og tjenestetilbud. Scandic kan kontakte deg for å svare på tilbakemeldingen din.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Bestillingsdetaljer (f.eks. referanse for bestilling) 

Behandlingen er basert på vår legitime interesse. 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

  • I forbindelse med din bruk av noen av våre tjenester 

  • Tjenesteleverandør for styring av kundeundersøkelser 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter endt opphold, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends hvor bestillingsopplysningene dine lagres i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet pågår.

2.5.2 Konkurranser

Fra tid til annen arrangerer Scandic konkurranser for våre medlemmer via e-post og via våre sider på sosiale medier. Hvis du velger å delta i en konkurranse vi organiserer, behandler vi personopplysningene du oppgir i forbindelse med dette, med det formål å velge og kontakte en vinner for å distribuere premier.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Medlemskapsinformasjon hvis du er medlem av Scandic Friends. 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) 

  • Bidrag til konkurranser 

Behandlingen er basert på vår legitime interesse 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når du melder deg på for å delta i en konkurranse 

  • Tjenesteleverandør for administrasjon av konkurranser 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder etter slutten av oppholdet, med mindre du har et medlemskap i Scandic Friends der bestillingsdetaljene dine er lagret i medlemsprofilen din så lenge medlemskapet varer. For andre konkurranser vil dataene bli slettet når konkurransen er over.

2.6 Gavekort / voucher, kupong

Det er mulig å kjøpe gavekort gjennom Scandic-partnere som kan brukes til å betale for hotellrom, brukes i våre restauranter eller i forbindelse med andre tjenester som tilbys av våre hoteller. For at et gavekort skal være gyldig, må vi behandle dine, og eventuelt gavekortmottakerens personopplysninger.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer) 

Behandlingen er nødvendig for utførelsen av kontrakten med deg (levering av gavekort / kuponger) 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg i forbindelse med kjøp av gavekort/kupong 

  • Scandic-hotellet hvor gavekortet/voucheren brukes 

  • Tjenesteleverandør for administrasjon av gavekort 

  • Scandic Friends medlemsdatabase 

Oppbevaringsperiode: 14 måneder

2.7 Håndtering av personopplysninger i e-post

I vårt daglige arbeid kommuniserer vi med gjester, medlemmer, partnere og ansatte. Noe av denne kontakten håndteres per e-post og i forbindelse med dette behandler vi også normalt personopplysninger.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. navn) 

  • Postadresse 

  • Ustrukturerte data som meldingen kan inneholde 

  • Navn og informasjon om en tredjepart oppgitt av personen som kontakter Scandic i e-posten. 

Når det gjelder innkommende e-post, har Scandic en berettiget interesse i å motta og besvare meldinger. For fortsatt behandling av personopplysninger som mottas per e-post til Scandic, avhenger det rettslige grunnlaget av formålet saken er knyttet til. 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når en e-post sendes til Scandic. 

  • Fra noen andre enn personen som sendte e-posten om tredjeparten som er nevnt i meldingen 

  • Ansatte i Scandic-konsernet 

  • Tjenesteleverandør som administrerer lagring av e-posttjenester 

Oppbevaringsperiode: Så lenge det er et formål å lagre e-post.

2.8 Juridiske forpliktelser

Scandic vil, som følge av lov, domstol eller myndighetsbeslutning, behandle dine personopplysninger med det formål å overholde en rettslig forpliktelse pålagt oss (f.eks. forpliktelser vi har i henhold til skatteloven, regnskapsloven, avgjørelser fra politiet eller andre myndigheter), og personopplysningene som vil bli behandlet, er de som kreves av lov, domstol eller myndighetsbeslutning. Personopplysningene kan inneholde informasjon om navn, betalingsinformasjon, bestillingsdetaljer, kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) eller andre detaljer om dine fullførte kjøp (kvitteringer osv.).

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

Personopplysninger som kreves av lov, domstol eller offisiell beslutning. Kan inneholde navn, betalingsinformasjon, bestillingsdetaljer, kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer, adresse) eller andre detaljer om dine fullførte kjøp (kvitteringer osv.). 

Behandlingen er basert på vår forpliktelse til å overholde våre juridiske forpliktelser. 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

I de fleste tilfeller direkte fra deg når du har vært i kontakt med Scandic 

Myndigheten som krever kommunikasjon av dataene 

Oppbevaringsperiode: I samsvar med gjeldende lover i medlemsstaten

2.9 Håndtering av kundeservicesaker

Vi eller vår underleverandør av kundeservicetjenester behandler personopplysningene dine for å besvare, bistå med, følge opp eller håndtere kundeservicesaken din. Dette omfatter behandlingen som er nødvendig for å besvare spørsmål du har stilt oss via telefon, chat, e-post, sosiale medier eller andre kommunikasjonskanaler. Vi kan ta opp telefonsamtaler og bruke annen kommunikasjon fra deg til opplæring og for å forbedre kvaliteten på tjenestene våre.

Personopplysninger og annen informasjon som du gir oss via sosiale medier i forbindelse med en kundeservicesak, vil også bli behandlet av selskapet bak det sosiale mediet (f.eks. Meta). Leverandøren av den sosiale mediekanalen vil behandle dine personopplysninger både som databehandler for oss (f.eks. når leverandøren behandler data på våre vegne med det formål å rapportere statistikk om personer som har kommunisert med oss via våre kanaler) eller som en egen behandlingsansvarlig (f.eks. for levering og administrasjon av deres tjeneste).

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Identitetsopplysninger (f.eks. navn) 

  • Kontaktinformasjon (f.eks. e-postadresse, telefonnummer) 

  • Informasjon om tidligere eller fremtidige bestillinger eller andre opplysninger om kundeservicesaker 

Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å håndtere kundeservicesaker og forbedre kundestøtten og tjenestene våre. 

Hvordan personopplysninger  samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når du kontakter oss i en kundeservicesak 

  • Leverandør av kundeservice 

  • Leverandøren av sosiale medier 

  • Tjenesteleverandører (f.eks. for chat og opptak av telefonsamtaler) 

Oppbevaringsperiode: Opptil seks måneder etter at kundeservicesaken er avsluttet, for å kunne administrere og tilby eventuell oppfølging av saken din.

2.10 Sosiale medier og online anmeldelser

Vi kan behandle personopplysningene dine når du kommuniserer med oss via våre sosiale mediekanaler (f.eks. Facebook, Instagram og LinkedIn) eller hvis du gir oss anmeldelser via f.eks. TripAdvisor. Formålet med behandlingen er å (a) kunne svare på dine spørsmål eller klager som du har skrevet på sosiale medier, (b) overvåke hva som er skrevet om oss og hvilke vurderinger du legger igjen om oss, og (c) å kunne identifisere muligheter for å forbedre tjenestene våre.

Det er mulig å skrive ditt eget innhold på våre sosiale plattformer. Husk at alt som skrives på sidene våre vil være tilgjengelig for alle som besøker sidene våre, og at du derfor bør være forsiktig med å oppgi personopplysningene dine på disse plattformene.

Les også de respektive retningslinjene for personvern og informasjonskapsler som gjelder for de sosiale medieplattformene du bruker.

Personopplysninger som behandles 

Rettslig grunnlag for behandlingen 

  • Alle personopplysninger du skriver og publiserer på våre sosiale medieplattforme 

Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å behandle disse personopplysningene 

Hvordan personopplysninger samles inn 

Mottakere av data 

  • Direkte fra deg når du legger ut informasjon på våre sosiale medieplattformer eller når du anmelder oss 

  • Tjenesteleverandør for omdømmeovervåking på nett 

 

 

Oppbevaringsperiode: Dataene forblir til brukeren velger å slette eller endre dataene sine

2.11 Kameraovervåking på våre hoteller

Vi kan bruke kameraovervåking på våre hoteller for å forebygge og etterforske kriminalitet, ulykker og/eller skade på våre hoteller. Før eventuell kameraovervåking gjennomføres, utfører vi en interesseavveining der hensynene bak overvåkingen ved det enkelte hotellet veies opp mot individets interesse i å ikke bli overvåket. Kameraovervåking gjennomføres kun dersom og i den grad vi anser slik overvåking som nødvendig, og individets interesse i å ikke bli overvåket blir overstyrt av hensynene bak overvåkingen.

Personopplysninger som behandles  

Rettslig grunnlag for behandlingen  

  • Opptak av deg innenfor kameraets synsfelt  

Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å forebygge og etterforske kriminalitet, ulykker og/eller skade på våre hoteller.  

Hvordan personopplysninger   samles inn  

Mottakere av data  

  • Ved kamera når du befinner deg innenfor kameraets synsfelt  

  • Politiet og andre myndigheter  

Oppbevaringsperiode: Kameraopptakene lagres så lenge det er nødvendig for vår berettigede interesse. Lagringsperioden kan variere avhengig av forholdene ved det enkelte hotellet.

3. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi oppbevarer personopplysningene dine bare så lenge det er nødvendig for formålene som er beskrevet ovenfor. Oppbevaringsperioden er angitt for hver behandling. Når perioden utløper, sletter eller anonymiserer vi opplysningene på en sikker måte slik at de ikke lenger kan knyttes til deg. Vi kan oppbevare dem lenger hvis det kreves ved lov eller i forbindelse med rettslige prosesser.

4. Mottakere av personopplysningene dine

Vi deler personopplysninger med franchisetakere, tjenesteleverandører og andre eksterne mottakere. Kategoriene av mottakere og grunnene til at vi deler opplysningene, er angitt nedenfor.

Når en mottaker behandler personopplysninger på våre vegne, inngår vi en databehandleravtale som krever at mottakeren beskytter opplysningene og følger gjeldende personvernlovgivning. Enkelte mottakere kan befinne seg utenfor EU/EØS eller behandle personopplysninger der. Når personopplysninger overføres til et land som ikke anses å ha et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, bruker vi en egnet overføringsmekanisme, som EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, og iverksetter supplerende beskyttelsestiltak når det er nødvendig.

Mottaker 

Hensikt 

Rettslig grunnlag for overføringen 

Franchisetakere 

Vi kan dele personopplysningene dine med franchisetakeren som driver Scandic-hotellet der du bestiller eller bruker tjenester. Franchisetakeren behandler normalt disse opplysningene som selvstendig behandlingsansvarlig for å tilby og administrere bestillingen, oppholdet og andre hotelltjenester. For personopplysninger knyttet til medlemskapet ditt i Scandic Friends forblir Scandic behandlingsansvarlig, og franchisetakeren behandler opplysningene på Scandics vegne og etter Scandics instrukser. 

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg, inkludert å tilby bestillingen, hotelltjenestene og medlemsfordelene dine. 

Tjenesteleverandører 

Vi kan dele personopplysninger med tjenesteleverandører som støtter virksomheten vår, inkludert leverandører av bestillings-, betalings-, kundeservice-, kommunikasjons-, markedsførings-, analyse-, IT-, hosting-, vedlikeholds- og sikkerhetstjenester. De kan bare behandle personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å levere tjenestene sine til oss, og når de handler på våre vegne, bare etter våre dokumenterte instrukser. 

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen vår med deg eller er basert på våre berettigede interesser i å drive, beskytte, analysere og forbedre tjenestene våre og, der det er aktuelt, markedsføre dem. 

Vi kan dele informasjon fra ditt personlige Scandic Friends-medlemskap (for eksempel kjøpshistorikk og preferanser) med våre partnere for analytiske og markedsføringsformål, for eksempel for å følge opp partnerskap, utvikle nye relevante produkter og tilpasse tilbud etter dine interesser. 

Behandlingen er basert på ditt samtykke. 

Andre mottakere

Når det er nødvendig for formålene som er angitt nedenfor, kan vi også dele personopplysningene dine med andre mottakere.

Mottaker 

Hensikt 

Rettslig grunnlag for overføringen 

Myndigheter 

Vi utleverer personopplysninger om deg til myndighetene hvis vi er pålagt ved lov å gjøre det. 

Behandlingen er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser. 

Inkassobyråer 

Hvis et beløp forblir ubetalt, kan vi dele personopplysningene dine med et inkassobyrå for å kreve inn den utestående gjelden. 

Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å få betalt. 

Domstoler, myndigheter og parter i rettslige prosesser 

Når det er nødvendig i forbindelse med et rettslig krav eller en tvist, kan vi dele personopplysningene dine med domstoler, myndigheter, motparter og deres rådgivere for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettighetene våre. 

Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav. 

Potensielle kjøpere, investorer og rådgivere 

I forbindelse med en fusjon, omorganisering, et salg eller en annen selskapstransaksjon kan vi dele personopplysningene dine med potensielle kjøpere, investorer og deres rådgivere for due diligence og gjennomføring av transaksjonen. 

Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å vurdere og gjennomføre selskapstransaksjoner. 

5. Hvordan beskyttes personopplysningene dine?

Vi bruker egnede organisatoriske og tekniske tiltak for å beskytte personopplysningene dine mot tap, endring og uautorisert tilgang. Tiltakene omfatter opplæring av ansatte, rutiner for informasjonshåndtering og beskyttelsestiltak i IT-infrastrukturen vår. Informasjonssikkerhetsarbeidet vårt er utformet for å gi et beskyttelsesnivå som står i forhold til de aktuelle risikoene.

Vi gjennomgår og oppdaterer sikkerhetstiltakene våre regelmessig for å følge den teknologiske utviklingen og opprettholde et egnet beskyttelsesnivå.

6. Tredjeparts applikasjoner og nettsteder

Tjenestene våre kan inneholde lenker til tredjeparts applikasjoner eller nettsteder som Scandic ikke kontrollerer. Denne personvernerklæringen gjelder bare Scandics tjenester. Vi er ikke ansvarlige for innholdet i tredjeparts applikasjoner eller nettsteder eller for hvordan eierne eller operatørene deres behandler personopplysninger.

7. Cookies/informasjonskapsler

Scandic bruker informasjonskapsler og lignende teknologi i sine digitale tjenester. Enkelte informasjonskapsler er nødvendige for at tjenestene skal fungere, mens andre husker innstillingene dine, hjelper oss å forstå hvordan tjenestene brukes, forbedrer ytelsen og sikkerheten deres og tilpasser innhold og markedsføring. Med ditt samtykke kan vi og partnerne våre også bruke informasjonskapsler til å følge interaksjonene dine med Scandics og tredjeparts nettsteder og apper, opprette målgruppeprofiler og vise deg relevant reklame. Informasjon som samles inn gjennom informasjonskapsler, kan omfatte IP-adressen din, opplysninger om enheten og nettleseren din og informasjon om hvordan du bruker de digitale tjenestene våre. Hvis du identifiserer deg, kan denne informasjonen knyttes til Scandic Friends- eller kundeprofilen din.

Du kan når som helst administrere eller trekke tilbake samtykket ditt til informasjonskapsler via innstillingene for informasjonskapsler. Mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker, finner du i Scandics retningslinjer for informasjonskapsler.

8. Dine rettigheter

Personvernlovgivningen gir deg visse rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysningene dine. For å utøve disse rettighetene kan du kontakte oss via kontaktopplysningene under «Hvem kontakter du hvis du har spørsmål?» nedenfor.

Tilgang til dine personopplysninger

Du har rett til, kostnadsfritt, å be om bekreftelse fra oss på at vi behandler dine personopplysninger, samt be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg, sammen med informasjon om behandlingen og dine rettigheter i forbindelse med dette, et såkalt registerutdrag.

Be om retting

Hvis du mener at personopplysninger vi behandler om deg er feil eller ufullstendige, har du rett til å be om korrigering av personopplysningene. Vær spesielt oppmerksom på at Scandic ikke er ansvarlig for problemer som oppstår som følge av at dine personopplysninger er feil hvis du har unnlatt å informere oss om dette.

Trekke tilbake samtykke med virkning for fremtiden

I den grad vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke til behandlingen når som helst. Tilbakekallet har ikke tilbakevirkende kraft.

Protestere mot behandling for direkte markedsføringsformål

Du kan når som helst protestere mot behandling av personopplysningene dine for direkte markedsføring. Klikk på avmeldingslenken i en markedsføringsmelding eller kontakt oss via kontaktopplysningene nedenfor.

Protestere mot bestemt behandling

Du har rett til å protestere mot behandling som er basert på vår legitime interesse hvis du har personlige grunner knyttet til situasjonen. Vi kan imidlertid fortsette å behandle personopplysningene dine, til tross for at du har protestert mot behandlingen, hvis vi har legitime grunner til å gjøre det som oppveier personverninteressen din.

Sletting

Du kan be om at vi sletter personopplysningene dine hvis de ikke lenger er nødvendige for formålene de ble samlet inn for, eller hvis du har trukket tilbake samtykket ditt. Hvis du ønsker å be om sletting av personopplysningene dine, ber vi deg sende forespørselen din her.

Begrensning av behandling

Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses. Vær imidlertid oppmerksom på at i noen tilfeller kan vi da kanskje ikke tilby deg alle tjenestene våre.

Dataportabilitet

Du har rett til å motta personopplysningene vi behandler om deg i et vanlig, strukturert og maskinlesbart format og har rett til å overføre disse dataene til en annen behandlingsansvarlig. Retten til dataportabilitet, i motsetning til retten til å registrere utdrag, gjelder bare for personopplysningene du har gitt oss som vi behandler automatisk med støtte i samtykke eller oppfyllelse av en avtale.

Sende inn en klage til en tilsynsmyndighet

Hvis du er misfornøyd med hvordan vi behandler personopplysningene dine, eller mener at vi har brutt personvernlovgivningen, kan du klage til en tilsynsmyndighet for personvern. Myndighetene i landene som omfattes av denne erklæringen, er:

  • Sverige: Dataskyddsmyndigheten
  • Norge: Datatilsynet
  • Danmark: Datatilsynet
  • Finland: Dataombudsmannens byrå
  • Tyskland: kompetent personvernmyndighet i den aktuelle delstaten
  • Polen: lederen for personvernmyndigheten (UODO).

9. Hvem kontakter du hvis du har spørsmål?

Scandic Hotels Holding AB har utnevnt et personvernombud som hjelper oss å sikre at vi behandler personopplysningene dine korrekt. Hvis du har spørsmål, kommentarer eller klager om hvordan vi behandler personopplysningene dine eller følger denne personvernerklæringen, eller hvis du ønsker å utøve rettighetene dine, kan du kontakte vårt Data Protection Office via kontaktopplysningene nedenfor.

Kontakt:

Scandic Hotels Holding AB, Att. Data Protection Office, Box 6197, 102 33 Stockholm, Sweden

Hvis du ønsker å be om sletting av personopplysningene dine, ber vi deg sende forespørselen din her.