Hvordan bestiller jeg et møte hos Scandic?
Søk etter destinasjonen eller det aktuelle møtestedet for å se alle tilgjengelige alternativer. Planlegger du et større arrangement eller har spesifikke behov, kan du sende oss en forespørsel eller kontakte hotellet direkte. Vi hjelper deg gjerne med planleggingen.
Hva er inkludert i en møtepakke?
Våre dagmøtepakker inkluderer vanligvis møterom, Wi‑Fi, standard presentasjonsutstyr, kaffe og forfriskninger samt lunsj. Innholdet kan variere mellom hotellene og de ulike pakkene.
Kan jeg bestille møterom uten å velge en møtepakke?
Ja, møterom kan bestilles separat, avhengig av tilgjengelighet. Det er også mulig å legge til servering og catering. For best mulig opplevelse anbefaler vi at mat og drikke bestilles på forhånd.
Kan overnatting inkluderes i møtebestillingen?
Ja! Mange av våre hoteller tilbyr kombinasjoner av møter, overnatting, middag og frokost. Oppgi gjerne hvor mange rom du trenger når du sender inn forespørselen.
Hvorfor er ikke møterommet jeg har bestilt garantert?
Tildeling av møterom baseres på antall deltakere og arrangementets behov. Dersom disse forutsetningene endres, kan det være nødvendig å flytte arrangementet til et annet møterom som passer bedre til formålet.
Kan Scandic ta hensyn til allergier og spesielle kostbehov?
Ja! Vi tilbyr ulike alternativer for gjester med allergier, matintoleranser og andre kostpreferanser. Gi oss beskjed om eventuelle behov på forhånd, så avklarer vi tilgjengelige løsninger med hotellet.
Kan jeg endre eller avbestille bestillingen min?
Vilkår for endring og avbestilling avhenger av bestillingsavtalen. For bestillinger gjort via Scandics nettsider gjelder våre vilkår for møtebestillinger. For bestillinger gjennom vår Group & Meeting-avdeling gjelder vilkårene som er spesifisert i avtalen din.
Hva koster det å flytte arrangementet til en annen dato eller et annet hotell?
Den opprinnelige bestillingen vil være underlagt gjeldende avbestillings- og reduksjonsvilkår. Prisen på en ny bestilling avhenger blant annet av destinasjon, dato, tilgjengelighet og etterspørsel på tidspunktet for ombestillingen.
Hvorfor forholder jeg meg til Group & Meetings-teamet i stedet for hotellet direkte?
Vårt Group & Meetings-team er spesialisert på planlegging og koordinering av møter, konferanser og større arrangementer. Dette gjør at hotellets personale kan fokusere på å levere en best mulig opplevelse under oppholdet.
Jeg bestilte arrangementet lang tid i forveien og har fått beskjed om en prisjustering. Hvorfor?
I enkelte tilfeller kan Scandic justere prisene som følge av endringer i merverdiavgift (MVA), offentlige avgifter, lokale gebyrer, force majeure-hendelser eller betydelige kostnadsøkninger knyttet til varer, tjenester, transport eller tilgjengelighet.
Er det mulig å motta faktura etter arrangementet i stedet for å betale på forskudd?
Dette avhenger av avtalen din med Scandic og eventuelle godkjente kredittordninger. Kontakt din bookingansvarlige for mer informasjon.
Kan jeg sende pakker eller leveranser til hotellet før arrangementet?
Ja, i de fleste tilfeller kan du sende leveranser til hotellet i forkant av arrangementet. Vi anbefaler at leveransen ankommer 1-2 dager før arrangementet, og at du informerer kontaktpersonen din på forhånd.
Kan jeg klargjøre møterommet dagen før? Når får jeg tilgang til rommet?
Dersom du har behov for tilgang til møterommet før arrangementet starter, kan dette ofte ordnes. I noen tilfeller må rommet bestilles for kvelden før eller dagen i forveien. Ta kontakt med kontaktpersonen din for å avklare behovene dine.
Én deltaker ankommer tidligere enn resten av gruppen. Hvordan bestilles dette?
Kontakt bookingansvarlig eller møtekoordinatoren din. De kan hjelpe med å bestille en ekstra overnatting og informere om det eventuelt vil være behov for rombytte.
Når må jeg bekrefte det endelige deltakerantallet?
Fristen for å bekrefte antall deltakere fremgår av bookingavtalen og avbestillingsvilkårene. Kontaktpersonen din hjelper deg gjerne med en oversikt over tidsfristene.
Finnes det parkering for møtebestillinger, og kan jeg reservere parkeringsplass?
Parkeringsmulighetene varierer fra hotell til hotell. Mange av våre hoteller tilbyr parkering på stedet eller har parkeringsanlegg i nærheten. På grunn av ulik tilgjengelighet er forhåndsreservasjon ikke alltid mulig. For detaljert informasjon om tilgjengelighet, priser og lokale ordninger, anbefaler vi at du besøker nettsiden til det aktuelle hotellet.
Hvilke vilkår gjelder for call-in-allotment?
Call-in-allotment er underlagt egne vilkår og betingelser, blant annet bestillingsfrister, krav til garantert uttak av rom og betalingsbetingelser. Din Scandic-kontakt vil gi deg informasjon om hvilke vilkår som gjelder for ditt arrangement.
Hvorfor kreves det garantert uttak ved call-in-allotment?
Et garantert uttak gjør det mulig for oss å reservere avtalt romkapasitet og planlegge tilgjengeligheten på best mulig måte. Unntak kan i enkelte tilfeller vurderes, avhengig av sesong, tilgjengelighet og etterspørsel.
Hva kan vi gjøre hvis en stor gruppe ankommer før innsjekk og det ikke er nok plass til bagasjeoppbevaring?
For større grupper kan det være mulig å stille et eget rom til disposisjon for bagasjeoppbevaring. Dette avhenger av kapasitet og tilgjengelighet, og bør avklares med kontaktpersonen på forhånd.
Hvilke profileringsmuligheter finnes for møter og arrangementer?
Mange av hotellene våre tilbyr profileringsmuligheter som roll-ups, digitale skjermer, skilting og andre løsninger som gir økt synlighet for arrangementet. Avhengig av hotellet kan det også være mulig å tilrettelegge for andre profileringstiltak. Diskuter gjerne ideene dine med arrangementskontakten din, så ser vi på mulighetene sammen.
Finnes det utstyr for digitale møter i møterommet?
Noen av våre hoteller tilbyr utstyr for digitale og hybride møter. Tilgjengelig utstyr og tekniske spesifikasjoner varierer mellom hotellene. Vi anbefaler at du informerer kontaktpersonen din om behovene dine, slik at vi kan finne den beste løsningen.
Tilbyr hotellet teknisk støtte?
Hotellets team vil være tilgjengelig på arrangementsdagen for å bistå med oppsett og svare på tekniske spørsmål. Ved behov kan det også arrangeres dedikert teknisk støtte. Ta gjerne kontakt med kontaktpersonen din for å finne den løsningen som passer best for arrangementet ditt.
