Polityka prywatności

SCANDIC POLEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
/HOTEL SCANIDC GDAŃSK, HOTEL SCANDIC WROCŁAW/

Niniejsza Polityka prywatności („Polityka prywatności”) opisuje, w jaki sposób SCANDIC POLEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ,siedziba: 80-895 Gdańsk, ul. Podwale Grodzkie nr 9; KRS 0000288532, NIP 5272552526, przetwarza dane osobowe użytkowników. „Dane osobowe” to wszelkie informacje, za pomocą których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osobę fizyczną. Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności, aby zrozumieć, w jaki sposób i w jakich celach przetwarzamy Dane osobowe użytkownika.

Przetwarzamy Dane osobowe, gdy użytkownik korzysta z naszych usług („Usługi”), zgodnie z opisem poniżej. Dbamy o prywatność użytkownika i przestrzegamy obowiązującego prawa w zakresie ochrony osób fizycznych. Niniejsza Polityka prywatności opisuje podstawy naszego przetwarzania Danych osobowych, które udostępnia nam użytkownik lub które zbieramy podczas jego korzystania z Usług. W przypadku niektórych naszych Usług mogą obowiązywać określone warunki, które należy zaakceptować przed skorzystaniem z nich.

Różne spółki w ramach grupy Scandic mogą być administratorem lub podmiotem przetwarzającym lub współadministratorami w odniesieniu do przetwarzania, które przeprowadzamy, takiego jak przetwarzanie niezbędne do rezerwacji hoteli lub rekrutacji.
Naszym celem jest utrzymanie wysokiego poziomu ochrony prywatności użytkownika. Scandic przetwarza Dane osobowe głównie w celu administrowania, świadczenia, rozwijania i utrzymywania Usług, obsługi rezerwacji użytkownika, optymalizacji jego korzystania z Usług oraz komunikacji z nim.
Powiadomimy o wprowadzeniu zmian w niniejszej Polityce prywatności, jeśli będzie to mieć miejsce. Sposoby powiadamiania różnią się w zależności od tego, z jakich Usług korzysta użytkownik i kiedy. Nowe warunki zostaną opublikowane na stronie internetowej Scandic.

Obsługa członkostwa Scandic Friends

Jeśli użytkownik jest lub zostanie członkiem Scandic Friends, przetwarzamy jego Dane osobowe w celu zapewnienia, obsługi, administrowania, monitorowania i utrzymania członkostwa. Obejmuje to na przykład przetwarzanie przez nas Danych osobowych użytkownika w celu informowania, komunikowania się i odpowiadania na jego prośby lub zapytania dotyczące członkostwa. Możemy również skontaktować się z użytkownikiem, aby poprosić o potwierdzenie prawidłowości i aktualności danych.
Scandic Friends umożliwia nam oferowanie bardziej elastycznych i spersonalizowanych ofert. Korzystając z profilu członkowskiego użytkownika, możemy przesłać mu odpowiednie oferty i informacje o naszych Usługach. Więcej o działaniach profilowania podejmowanych przez Scandic można znaleźć w sekcji „Newsletter i inne działania marketingu bezpośredniego” poniżej.
Dane osobowe użytkownika i inne informacje dotyczące członkostwa (np. punkty za członkostwo) mogą być przekazywane firmom z terenu UE/EOG i spoza nich, które prowadzą hotele Scandic, ale nie są częścią grupy Scandic, lub naszym dostawcom.

Dane osobowe

• Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
• Dane logowania do profilu członkowskiego
• Adres IP
• Szczegóły rezerwacji (np. dotyczące poprzedniej lub przyszłej wizyty)
• Preferencje i inne prośby lub potrzeby
• Wrażliwe dane osobowe dotyczące np. stanu zdrowia (np. w przypadku rezerwacji pokoju przystosowanego dla osób niepełnosprawnych)
• Szczegóły członkostwa, m.in. numer członkowski i punkty

• Inne szczegóły, które użytkownik dodał do swojego profilu członkowskiego 

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie jest konieczne, abyśmy mogli wywiązać się z zawartej z użytkownikiem umowy dotyczącej członkostwa w Scandic Friends.

Okres przechowywania: Do zakończenia członkostwa i 12 miesięcy później.

Newsletter i inne działania marketingu bezpośredniego
Przetwarzanie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Scandic

Jeśli użytkownik korzysta z naszych Usług, możemy przetwarzać jego Dane osobowe w celu przesyłania newsletterów zawierających odpowiednie informacje i oferty dotyczące naszych hoteli i hoteli franczyzobiorców lub wybranych produktów i usług partnerów za pośrednictwem różnych kanałów informacyjnych, takich jak poczta, wiadomości e-mail lub inne nasze kanały cyfrowe, o ile użytkownik jest naszym klientem. Możemy również wysyłać ankiety dla klientów, które umożliwiają wpływ na zakres oferowanych przez nas produktów i usług. Przetwarzanie związane z działaniami marketingu bezpośredniego i wysyłaniem ankiet opiera się na naszym uzasadnionym interesie.

Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać biuletynów ani brać udziału w innych działaniach marketingu bezpośredniego, może wyrazić swój sprzeciw wobec dalszego przetwarzania danych, kontaktując się z nami (dane kontaktowe poniżej) lub skorzystać z opcji wyrejestrowania się dostępnej w wiadomości marketingowej. Po wyrażeniu sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych Dane osobowe użytkownika zostaną usunięte lub zanonimizowane (chyba że są one przetwarzane również w innych celach) i użytkownik nie będzie już otrzymywać od nas wiadomości z zakresu marketingu bezpośredniego.

Dane osobowe 

• Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
• Preferencje i inne prośby lub potrzeby
• Szczegóły członkostwa, m.in. numer członkowski oraz inne informacje w profilu członkowskim
• Dane rezerwacyjne w celu wysłania odpowiednich ofert na podstawie dotychczasowych wzorców zakupowych
• Szczegóły paragonu, m.in. poprzednie zakupy 

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie opiera się na naszym uzasadnionym interesie polegającym na wysyłaniu wiadomości z zakresu marketingu bezpośredniego.

Okres przechowywania: Dopóki użytkownik pozostaje naszym klientem lub wcześniej, jeśli wyrazi swój sprzeciw wobec dalszego przetwarzania danych.

Przetwarzanie na podstawie zgody użytkownika

Jeżeli użytkownik wyraził zgodę i zapisał się do naszego newslettera, będziemy przetwarzać jego Dane osobowe w celu przesyłania ofert dotyczących naszych produktów i Usług. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać biuletynów ani brać udziału w innych działaniach marketingu bezpośredniego, może wyrazić swój sprzeciw wobec dalszego przetwarzania danych w tych celach, kontaktując się z nami (dane kontaktowe poniżej) lub skorzystać z opcji wyrejestrowania się dostępnej bezpośrednio w wiadomości marketingowej. Po wyrażeniu sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania danych Dane osobowe użytkownika zostaną usunięte lub zanonimizowane (chyba że są one przetwarzane również w innych celach) i użytkownik nie będzie już otrzymywać od nas wiadomości z zakresu marketingu bezpośredniego.
Jeśli użytkownik jest członkiem Scandic Friends, jego Dane osobowe mogą zostać wykorzystane do udoskonalenia profilu Scandic Friends. Jeśli użytkownik nie jest członkiem Scandic Friends, za jego zgodną możemy wykorzystać jego Dane osobowe do utworzenia mu profilu członkowskiego.

Dane osobowe
• Imię i nazwisko
• Adres
• Firma
• Adres e-mail
• Numer telefonu

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika na otrzymywanie od nas newsletterów.

Okres przechowywania: Do czasu wycofania zgody na przetwarzanie.

Profilowanie

W celu przekazywania spersonalizowanych i odpowiednich informacji i ofert dotyczących naszych Usług, analizujemy informacje, które zbieramy o użytkowniku, na przykład dzieląc klientów na różne kategorie na podstawie wzorców zakupów, zachowań i interakcji z nami. Jeśli użytkownik jest członkiem Scandic Friends, możemy również analizować informacje zawarte w jego profilu członkowskim. Robimy to, aby poprawić doświadczenia z korzystania z naszych Usług.

Rekrutacja

Jeśli użytkownik ubiega się o pracę (ogólne lub na konkretnym stanowisku) za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych naszych kanałów komunikacji, przetwarzamy jego Dane osobowe w celu oceny zgłoszenia i rekrutacji. Obejmuje to, w stosownych przypadkach, weryfikację referencji i historii zatrudnienia, co stanowi część procesu rekrutacyjnego.

Uprzejmie prosimy o nieprzesyłanie nam żadnych wrażliwych Danych osobowych (np. informacji ujawniających stan zdrowia, rasę lub pochodzenie etniczne).
Jeśli użytkownik otrzyma propozycję zatrudnienia u nas i zaakceptuje ją, niektóre Dane osobowe, które zebraliśmy w procesie rekrutacji, zostaną ujęte w umowie o pracę.

Dane osobowe użytkownika i inne informacje zawarte w podaniu o pracę mogą zostać przekazane innym firmom, które prowadzą hotele Scandic, ale nie są częścią grupy Scandic, jeśli użytkownik ubiega się o stanowisko u jednego z naszych franczyzobiorców.

Dane osobowe 

• Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
• Dane rekrutacyjne m.in. CV, list motywacyjny
• Informacje dotyczące stanowiska, obszaru, kraju i rodzaju zatrudnienia, o które ubiegał się użytkownik
• Płeć, obywatelstwo i narodowość
• Dyplomy, certyfikaty, doświadczenie zawodowe, wykształcenie lub inne informacje, które użytkownik dobrowolnie nam przekazuje w ramach ubiegania się o pracę

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika

Okres przechowywania: Podanie o pracę jest przechowywane przez cały proces rekrutacji. Jeśli nie zaoferujemy użytkownikowi pracy u nas, możemy zachować zebrane przez nas informacje do 24 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji. Zgłoszenia ogólne są przechowywane do 12 miesięcy od ich złożenia, chyba że rozpoczęto rekrutację.

Zobowiązania prawne

Możemy również przetwarzać Dane osobowe użytkownika, jeżeli zostaniemy do tego zmuszeni przez przepisy prawa, sąd lub organ publiczny, np. w celu wypełnienia naszych obowiązków w zakresie sprawozdawczości finansowej, wynikających z przepisów prawa podatkowego lub w wyniku decyzji policji lub innego organu.

Dane osobowe 

Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
Dane dotyczące płatności
Dane dotyczące rezerwacji
Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
Szczegóły paragonu, m.in. poprzednie zakupy 

Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie opiera się na zobowiązaniach prawnych.

Okres przechowywania: Zgodnie z prawem krajowym w danym kraju.

Obsługa zapytań klienta

Możemy przetwarzać Dane osobowe użytkownika w celu udzielenia odpowiedzi, pomocy, śledzenia i obsługi zapytania przekazanego do działu obsługi klienta. Obejmuje to komunikację niezbędną do udzielenia odpowiedzi na pytania przekazane nam za pośrednictwem telefonu, poczty e-mail, mediów społecznościowych lub innego kanału komunikacji. Możemy również przetwarzać Dane osobowe użytkownika w celu obsługi reklamacji lub zapytań dotyczących wsparcia, w tym wsparcia technicznego.

Dane osobowe 

• Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
• Dane dotyczące rezerwacji
• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
• Dane techniczne m.in. dotyczące sprzętu IT użytkownika
• Wrażliwe dane osobowe dotyczące np. stanu zdrowia (np. w przypadku rezerwacji pokoju przystosowanego dla osób niepełnosprawnych)
• Szczegóły paragonu, m.in. poprzednie zakupy
• Inne Dane osobowe, które użytkownik podaje w ramach zapytania

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie opiera się na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest obsługa zapytań trafiających do działu obsługi klienta.

Okres przechowywania: Sześć miesięcy po zamknięciu zapytania przekazanego do działu obsługi klienta w celu jego obsługi i podjęcia działań następczych.

Rozwój i ocena naszych Usług, produktów i systemów

Możemy przetwarzać Dane osobowe użytkownika w celu dostosowania, rozwoju i utrzymania naszych Usług, poprawy ich przyjazności dla użytkownika, zakresu produktów i Usług, jakości i wydajności z punktu widzenia ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju. Możemy również przetwarzać Dane osobowe użytkownika w celu diagnozowania błędów, przeprowadzania optymalizacji technologii i ulepszania naszych systemów informatycznych (np. w celu zapewnienia, że konta użytkowników Scandic Friends nie są używane przez osoby nieuprawnione).

Analizujemy dane, które zbieramy o użytkowniku, m.in. za pomocą narzędzi analitycznych na naszej stronie internetowej. Analiza jest anonimowa i przeprowadzana w formie zagregowanej. Informacje z analizy nigdy nie są powiązane z konkretną osobą. Analiza pomaga nam rozwijać nasze systemy informatyczne, stronę internetową oraz ofertę produktów i Usług.

Dane osobowe 

• Dane dotyczące tożsamości, takie jak imię i nazwisko
• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres
• Dane dotyczące rezerwacji
• Identyfikatory cyfrowe, np. adres IP
• Dane techniczne m.in. dotyczące sprzętu IT użytkownika
• Dane członkowskie

Podstawa prawna przetwarzania

• Przetwarzanie opiera się na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest możliwość rozwijania i ulepszania naszych Usług i produktów.

Okres przechowywania: Maksymalnie 38 miesięcy od zebrania danych.

JAK DŁUGO PRZECHOWYWANE SĄ POZYSKANE DANE OSOBOWE?

Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów naszego przetwarzania. Następnie w bezpieczny sposób usuwamy lub anonimizujemy Dane osobowe użytkownika tak, aby nie było możliwości zidentyfikowania użytkownika ani rozpoznania, że dane dotyczą danej osoby. W powyższych tabelach pod każdą czynnością przetwarzania znajdują się wstępnie zdefiniowane okresy przechowywania.
Scandic usuwa Dane osobowe użytkownika zgodnie z obowiązującym prawem i kryteriami określonymi powyżej. Oznacza to, że Scandic usuwa lub anonimizuje Dane osobowe użytkownika, gdy nie są one już potrzebne do celów przetwarzania.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH I ODBIORCY, KTÓRYM JE UDOSTĘPNIAMY

Możemy udostępniać Dane osobowe użytkownika stronom trzecim. Zgodnie z powyższym Dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane firmom z terenu UE/EOG i spoza nich, które prowadzą hotele Scandic, ale nie są częścią grupy Scandic, lub naszym dostawcom. Nie sprzedajemy Danych osobowych użytkowników. Scandic zawsze zawiera niezbędne umowy dotyczące przetwarzania danych z firmami, które przetwarzają Dane osobowe użytkowników w naszym imieniu. Wszystko ma na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych użytkowników.

• Dostawcy

W ramach realizacji celów przetwarzania Danych osobowych użytkownika możemy korzystać z usług innych firm, by wypełnić nasze zobowiązania wobec użytkowników. W tym celu udostępnimy lub przekażemy Dane osobowe użytkownika firmom, które świadczą usługi na rzecz Scandic, w tym między innymi naszym dostawcom zapewniającym obsługę klienta, usługi dostawy, usługi analityczne, usługi komunikacyjne i marketingowe. Scandic może również udostępniać Dane osobowe użytkowników naszym dostawcom zapewniającym hosting, przechowywanie danych, wsparcie techniczne i konserwację naszych rozwiązań IT. Ponadto możemy przekazywać Dane osobowe użytkowników naszym dostawcom usług płatniczych, którzy świadczą nam usługi w zakresie rozwiązań płatniczych, w celu umożliwienia nam obsługi płatności. Nasi dostawcy przetwarzają Dane osobowe użytkowników wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami i nie mogą ich wykorzystywać do własnych celów. Są również prawnie zobowiązani do ochrony Danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem i podobnymi działaniami.

• Franczyzobiorcy

Niektóre hotele działające pod marką Scandic są niezależnymi podmiotami prawnymi, które nie są częścią grupy Scandic („Franczyzobiorcy”). Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane Franczyzobiorcom, jeśli jest to konieczne w celu świadczenia Usług, na przykład podczas dokonywania rezerwacji w hotelu prowadzonym przez Franczyzobiorcę.

• Inni odbiorcy danych

W zależności od przypadku możemy przekazać Dane osobowe użytkownika innym odbiorcom niż wskazani powyżej, jeśli jest to konieczne do realizacji celów określonych w poniższej tabeli.

JAK CHRONIONE SĄ DANE OSOBOWE UŻYTKOWNIKÓW?

Firma Scandic wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych osobowych użytkowników przed np. utratą, manipulacją i nieuprawnionym dostępem do nich. Nieustannie dostosowujemy nasze zabezpieczenia do nowych technologii, aby utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa.

APLIKACJE/WITRYNY STRON TRZECICH

Usługi Scandic mogą zawierać łącza do innych aplikacji lub stron internetowych, nad którymi Scandic nie ma kontroli. Niniejsza Polityka prywatności dotyczy wyłącznie korzystania z Usług własnych Scandic. Firma Scandic nie ponosi odpowiedzialności za treść powiązanych aplikacji/stron internetowych oraz przetwarzanie Danych osobowych, które może być podejmowane przez właściciela lub operatora połączonych aplikacji/stron internetowych.

PLIKI COOKIES

Scandic korzysta z plików cookies w ramach swoich Usług cyfrowych. Pliki cookies mogą w niektórych przypadkach automatycznie gromadzić Dane osobowe (takie jak adres IP i zachowanie w Internecie). Używamy plików cookies, aby poprawić doświadczenia użytkownika i bezpieczeństwo naszych Usług cyfrowych. Dane osobowe gromadzone za pomocą plików cookies mogą być anonimizowane i wykorzystywane w formie zagregowanej w celu wykorzystania do rozwoju, sporządzenia statystyk i analiz. Informacje o używaniu plików cookies przez firmę Scandic, jakie Dane osobowe zbieramy za pomocą plików cookies, w jakim celu są wykorzystywane i co robić, aby uniknąć ich zbierania, znajdują się w Polityce plików cookies firmy Scandic (okresowo aktualizowanej).

PRAWA UŻYTKOWNIKA

Prawo ochrony prywatności zapewnia użytkownikowi prawa w związku z przetwarzaniem przez nas jego Danych osobowych. Jeśli użytkownik chce skorzystać ze swoich praw, powinien odwiedzić najbliższy hotel Scandic i porozmawiać z recepcjonistą, który mu pomoże, lub wysłać wiadomość e-mail na adres gdpr@scandichotels.com.
• Dostęp do swoich Danych osobowych
Użytkownik ma prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy jego Dane osobowe i gdzie ma to miejsce, oraz uzyskać dostęp do Danych osobowych wraz z informacją o przetwarzaniu i przysługujących prawach, tzw. żądanie dostępu dla osoby, której dane dotyczą.
• Żądanie sprostowania
Jeśli użytkownik uważa, że niektóre jego Dane osobowe, które przetwarzamy, są nieprawidłowe lub niekompletne, ma prawo zażądać ich sprostowania. Abyśmy mogli zmienić Dane osobowe, należy się z nami skontaktować (dane kontaktowe poniżej). Firma Scandic nie ponosi odpowiedzialności za problemy spowodowane nieprawidłowymi Danymi osobowymi, jeśli użytkownik nie poinformował nas o tym.
• Wycofanie zgody ze skutkiem od wycofania i na przyszłość
W zakresie, w jakim przetwarzamy Dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody, użytkownik może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na przetwarzanie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Sprzeciw wobec przetwarzania w celu prowadzenia działań marketingu bezpośredniego
Jak wspomniano powyżej, użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celu prowadzenia działań marketingu bezpośredniego. Użytkownik wyrejestrowuje się z dalszego przetwarzania danych, klikając łącze wyrejestrowania udostępnione w wiadomości marketingowej lub kontaktując się z nami (dane kontaktowe poniżej).
• Sprzeciw wobec niektórych czynności przetwarzania
Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie, jeśli ma ku temu powody osobiste. Możemy jednak nadal przetwarzać Dane osobowe użytkownika, nawet jeśli wyraził swój sprzeciw, jeśli mamy ważne uzasadnione podstawy do takiego przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do interesu użytkownika w zakresie jego prawa do prywatności.
• Usunięcie
Użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich Danych osobowych. Nie dotyczy to Danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie przepisów prawa lub umowy zawartej z użytkownikiem.

PODSTWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

KONTAKT W PRZYPADKU PYTAŃ

W razie pytań, uwag lub skargi dotyczących przetwarzania przez nas Danych osobowych, przestrzegania przez nas Polityki prywatności i obowiązujących przepisów dotyczących prywatności, zachęcamy do kontaktu z nami (dane kontaktowe poniżej).
Dane kontaktowe
SCANIDC POLEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
UL. PODWALE GRODZKIE NR 9
80- 895 GDAŃSK
Dopisek: “Dane osobowe”