Miten varaan kokouksen Scandicilta?
Hae haluamaasi paikkakuntaa tai kokoushotellia nähdäksesi kaikki saatavilla olevat vaihtoehdot. Jos suunnittelet suurempaa tapahtumaa tai tarvitset erityisjärjestelyjä, lähetä meille yhteydenottopyyntö tai ota suoraan yhteyttä haluamaasi hotelliin. Autamme mielellämme.
Mitä kokouspaketti sisältää?
Päiväkokouspakettimme sisältävät tyypillisesti kokoustilan, langattoman internetyhteyden, perusesitystekniikan, kokoustarjoilut sekä lounaan. Tarkka sisältö voi vaihdella hotellin ja valitun paketin mukaan.
Voinko varata kokoustilan ilman kokouspakettia?
Kyllä. Kokoustilan voi varata myös ilman kokouspakettia saatavuuden mukaan. Tarjoiluja ja muita palveluita voi lisätä varaukseen erikseen. Suosittelemme tilaamaan ruoat ja juomat etukäteen parhaan mahdollisen kokemuksen varmistamiseksi.
Voiko kokousvaraukseen yhdistää majoituksen?
Kyllä. Monissa hotelleissamme kokouksen yhteyteen voi varata myös majoituksen, illallisen ja aamiaisen. Ilmoita tarvittavien huoneiden määrä tarjouspyynnön yhteydessä.
Miksi varaamani kokoustila ei ole taattu?
Kokoustilat jaetaan osallistujamäärän sekä tapahtuman tarpeiden perusteella. Jos nämä muuttuvat ennen tilaisuutta, saatamme siirtää ryhmän toiseen tilaan, joka soveltuu paremmin tarpeisiinne.
Voiko Scandic huomioida allergiat ja erityisruokavaliot?
Kyllä. Tarjoamme erilaisia vaihtoehtoja allergioiden, erityisruokavalioiden ja ruokailutoiveiden huomioimiseksi. Ilmoitathan tarpeistasi etukäteen, jotta voimme varmistaa hotellikohtaiset mahdollisuudet.
Voinko muuttaa tai peruuttaa varaukseni?
Varauksen muutos- ja peruutusehdot määräytyvät varaus- tai sopimusehtojen mukaan. Scandicin nettisivujen kautta tehtyihin varauksiin sovelletaan
kokousvarausten ehtoja. Ryhmä- ja kokousmyynnin kautta tehtyihin varauksiin sovelletaan sopimuksessa määriteltyjä ehtoja.
Paljonko maksaa tapahtuman siirtäminen toiselle päivälle tai toiseen hotelliin?
Alkuperäiseen varaukseen sovelletaan voimassa olevia peruutus- ja vähennysehtoja. Uuden varauksen hinta riippuu muun muassa kohteesta, ajankohdasta, saatavuudesta ja kysyntätilanteesta uudelleenvarauksen hetkellä.
Miksi asioin Group & Meetings -tiimin kanssa enkä suoraan hotellin kanssa?
Group & Meetings -tiimimme on erikoistunut kokousten, konferenssien ja suurempien tapahtumien suunnitteluun ja koordinointiin. Näin hotellin henkilökunta voi keskittyä tarjoamaan parhaan mahdollisen kokemuksen tapahtuman aikana.
Miksi jo hyvissä ajoin varaamani tapahtuman hintaa on korotettu?
Joissakin tilanteissa Scandic voi joutua tarkistamaan hintoja esimerkiksi arvonlisäveron, viranomaismaksujen tai muiden paikallisten maksujen muutosten vuoksi. Hintamuutoksia voivat aiheuttaa myös ylivoimainen este tai merkittävästi nousseet tavara-, palvelu-, kuljetus- tai saatavuuskustannukset.
Voinko maksaa laskulla tapahtuman jälkeen ennakkomaksun sijaan?
Tämä riippuu Scandicin kanssa sovituista maksuehdoista sekä mahdollisesta luottojärjestelystä. Lisätietoja saat varauksestasi vastaavalta yhteyshenkilöltä.
Voinko lähettää tavaroita tai toimituksia hotellille ennen tapahtumaa?
Kyllä, useimmissa tapauksissa tavaroita voi toimittaa hotellille etukäteen. Suosittelemme toimitusta 1–2 päivää ennen tapahtumaa sekä ilmoittamaan siitä yhteyshenkilöllesi hyvissä ajoin.
Voinko valmistella kokoustilan jo edellisenä päivänä? Milloin pääsen tilaan?
Jos tarvitset pääsyn kokoustilaan ennen tapahtuman alkua, se voidaan usein järjestää. Joissakin tapauksissa tila tulee kuitenkin varata käyttöön jo edelliseksi illaksi tai päiväksi. Keskustele tarpeistasi yhteyshenkilösi kanssa.
Yksi osallistujista saapuu ennen muuta ryhmää. Miten varaus tehdään?
Ota yhteyttä varauksestasi vastaavaan henkilöön tai kokouskoordinaattoriin. He auttavat lisäyön järjestämisessä ja kertovat, edellyttääkö se mahdollisesti huoneen vaihtoa.
Milloin lopullinen osallistujamäärä tulee vahvistaa?
Osallistujamäärän vahvistamisen määräaika on määritelty varaus- ja peruutusehdoissa. Myös yhteyshenkilösi auttaa mielellään aikatauluun liittyvissä kysymyksissä.
Onko kokousvarauksille tarjolla pysäköintiä ja voiko pysäköintipaikan varata etukäteen?
Pysäköintimahdollisuudet vaihtelevat hotelleittain. Monissa hotelleissamme on oma pysäköintialue tai pysäköintimahdollisuus lähistöllä. Saatavuus ja ennakkovarausmahdollisuus riippuvat hotellista. Tarkemmat tiedot pysäköinnistä, hinnoista ja käytännöistä löydät
hotellikohtaisilta sivuilta.
Mitkä ovat call-in-kiintiön ehdot?
Call-in-kiintiöön sovelletaan erillisiä ehtoja, jotka voivat koskea esimerkiksi varausten takarajoja, taattua huonemäärää sekä maksuehtoja. Scandicin yhteyshenkilö antaa tapahtumaasi koskevat tarkemmat tiedot.
Miksi call-in-kiintiöön liittyy taattu huonemäärä?
Taattu huonemäärä auttaa meitä varaamaan sovitun kapasiteetin ja suunnittelemaan resurssit etukäteen. Poikkeuksia voidaan joissakin tapauksissa tehdä sesongin, saatavuuden ja kysynnän mukaan.
Mitä voimme tehdä, jos suuri ryhmä saapuu ennen sisäänkirjautumista eikä matkatavaroille ole riittävästi säilytystilaa?
Suuremmille ryhmille voimme mahdollisuuksien mukaan järjestää erillisen tilan matkatavaroiden säilyttämiseen. Järjestely riippuu saatavuudesta, joten siitä kannattaa sopia etukäteen yhteyshenkilön kanssa.
Millaisia näkyvyys- ja brändäysmahdollisuuksia kokouksiin ja tapahtumiin on tarjolla?
Monissa hotelleissamme on mahdollisuus hyödyntää esimerkiksi roll-upeja, digitaalisia näyttöjä, opasteita ja muita näkyvyyselementtejä. Lisäksi hotellista riippuen voidaan toteuttaa myös muita brändäysratkaisuja. Keskustele ideoistasi tapahtumakoordinaattorisi kanssa, niin kartoitamme yhdessä sopivat vaihtoehdot.
Onko kokoustiloissa etäkokousvälineet?
Osassa hotelleistamme on laitteisto etä- ja hybridikokouksia varten. Saatavilla oleva tekniikka ja varustelu vaihtelevat hotelleittain. Suosittelemme kertomaan tarpeistasi etukäteen, jotta voimme löytää kokouksellesi parhaan ratkaisun.
Tarjoaako hotelli teknistä tukea?
Hotellin henkilökunta auttaa tapahtumapäivänä laitteiden käyttöönotossa ja vastaa mahdollisiin teknisiin kysymyksiin. Tarvittaessa voidaan järjestää myös erillinen tekninen tuki. Keskustele tarpeistasi yhteyshenkilösi kanssa, niin autamme löytämään sopivan ratkaisun.
