Gör varje möte betydelsefullt

Oavsett hur ni vill mötas – personligen, digitalt eller en kombination av båda så har vi inspirerande miljöer och digitala lösningar på alla våra hotell. Med rätt teknologi infinner sig gruppkänslan och avstånd spelar ingen roll.

Boka ett hybridmöte hos oss

Avstånd ska inte stoppa dig från att ha ett givande möte! Vi erbjuder digitala möten på alla våra 90 hotell i Sverige, och oavsett vilken digital lösning du bestämmer dig för får du alltid: en inspirerande hotellmiljö, whiteboard/blädderblock, pennor, post-it, kaffe/te och Scandicvatten.

Utforska våra nivåer av hybridlösningar:

Small — Bättre möten, även digitalt

Möte med standardutrustning för grundläggande mötesbehov, tillsammans med en skärm som delas med övriga digitala deltagare som använder kameran på sina egna datorer eller andra enheter.

• Höghastighets-wifi
• Skärm och projektor
• Högtalare

Medium — Ett möte, flera platser

Ett möte med uppgraderad teknik för att ge en bättre upplevelse för dig som ansluter digitalt. Kameran och mikrofonen känner av människor och röster i olika delar av rummet.

Höghastighets-wifi

Skärm

Högkvalitativ kamera med ultravidvinkellins och zoom som möjliggör mobilitet i rummet, fjärrstyrd.

Intelligent ljudsystem med brusreducering och fokus på personen som talar.

Mjukvara ingår inte, du använder dig av de program du föredrar själv som Microsoft Teams, Google Meet etc.

Large — Att vara tillsammans även digitalt

Ett möte med skräddarsydda tekniska lösningar som professionell videoutrustning, virtuella rum, streamingtjänster, flera kameror osv. Denna nivå tillhandahålls tillsammans med vår teknikpartner.

Dedikerad internetuppkoppling och bandbredd

Höghastighets-wifi

Skräddarsydd teknisk uppsättning för dina behov och syfte.

Tekniker på plats

God mat är en viktig del av mötesupplevelsen. Den ger energi, skapar naturliga pauser och ger deltagarna tid att umgås och knyta kontakter utanför agendan.

Maten för våra möten planeras för att följa dagens rytm, med varierade pausalternativ, säsongsanpassade råvaror och alternativ för olika preferenser och kostbehov. Beroende på hotell och typ av möte kan maten serveras i mötesrummet, som buffé, i restaurangen eller som en mer social måltidsupplevelse att dela tillsammans.

Hur bokar jag ett möte hos Scandic?

Sök efter din destination eller önskade mötesanläggning för att se vilka alternativ som finns tillgängliga. Om du planerar ett större evenemang eller har särskilda önskemål kan du skicka en förfrågan eller kontakta hotellet direkt, så hjälper vi dig gärna.

Vad ingår i ett mötespaket?

Våra dagkonferenspaket inkluderar vanligtvis möteslokal, Wi‑Fi, standardutrustning för presentationer, fika och lunch. Det exakta innehållet kan variera mellan hotell och paket.

Kan jag boka ett mötesrum utan att välja ett mötespaket?

Ja, mötesrum kan bokas separat i mån av tillgänglighet. Du kan även lägga till fika, måltider och annan catering. För bästa möjliga upplevelse rekommenderar vi att mat och dryck beställs i förväg.

Kan jag inkludera boende i min mötesbokning?

Ja! Många av våra hotell erbjuder möjligheten att kombinera mötet med boende, middag och frukost. Ange bara hur många rum du behöver när du skickar in din förfrågan.

Varför är det mötesrum jag bokat inte garanterat?

Tilldelningen av mötesrum baseras på antal deltagare och evenemangets behov. Om förutsättningarna ändras kan vi behöva flytta gruppen till en lokal som är bättre anpassad för era behov.

Kan Scandic ta hänsyn till allergier och särskilda kostbehov?

Ja! Vi erbjuder olika alternativ för att möta önskemål kring kost och allergier. Informera oss gärna i god tid så att vi kan bekräfta vilka lösningar som finns tillgängliga på hotellet.

Kan jag ändra eller avboka min bokning?

Villkoren för avbokning och ändringar beror på ditt bokningsavtal. För bokningar som gjorts via Scandics webbplats gäller våra bokningsvillkor för möten och konferenser. För bokningar som gjorts via vårt Group & Meetings-team gäller villkoren som anges i avtalet.

Vad kostar det att flytta mitt evenemang till ett annat datum eller hotell?

Den ursprungliga bokningen omfattas av gällande avboknings- och reduceringsvillkor. Kostnaden för en ny bokning beror bland annat på destination, datum, tillgänglighet och efterfrågan vid ombokningstillfället.

Varför har jag kontakt med Group & Meetings-teamet i stället för hotellet direkt?

Vårt Group & Meetings-team är specialiserat på planering och koordinering av möten, konferenser och större evenemang. Det gör att hotellets team kan fokusera på att ge er den bästa möjliga upplevelsen på plats.

Jag bokade ett evenemang långt i förväg och har fått information om en prisjustering. Varför?

I vissa fall kan Scandic behöva justera priser på grund av förändringar i moms, statliga skatter och avgifter, force majeure-händelser eller betydande kostnadsökningar för varor, tjänster, transporter eller tillgängliga resurser.

Kan jag få en faktura efter evenemanget i stället för att betala i förskott?

Det beror på ert avtal med Scandic och eventuella godkända kreditarrangemang. Kontakta din bokningsansvariga för mer information.

Kan jag skicka paket eller leveranser till hotellet före evenemanget?

Ja, i de flesta fall går det bra att skicka leveranser till hotellet före evenemanget. Vi rekommenderar att de anländer 1–2 dagar före ankomst och att du informerar din kontaktperson i förväg.

Kan jag förbereda mötesrummet dagen innan? När får jag tillgång till lokalen?

Om du behöver tillgång till mötesrummet innan evenemanget börjar kan detta ofta ordnas. I vissa fall kan lokalen behöva bokas kvällen före eller dagen innan. Diskutera gärna dina behov med din kontaktperson.

En deltagare anländer tidigare än resten av gruppen. Hur bokar vi det?

Kontakta din bokningsansvariga eller möteskoordinator som hjälper till att ordna den extra övernattningen och informerar om eventuellt rumsbyte behövs.

När behöver jag bekräfta det slutliga antalet deltagare?

Sista datum för att bekräfta deltagarantalet framgår av ditt bokningsavtal och gällande avbokningsvillkor. Din kontaktperson hjälper dig gärna att hålla koll på tidsplanen.

Finns det parkering för konferensgäster och kan jag reservera en plats?

Parkeringsmöjligheterna varierar mellan hotellen. Många av våra hotell erbjuder parkering på plats eller i närheten. Eftersom tillgängligheten skiljer sig mellan olika destinationer är det inte alltid möjligt att förboka parkering. För detaljerad information om parkering, priser och lokala förutsättningar hänvisar vi till respektive hotells webbsida.

Vilka villkor gäller för ett call-in-allotment?

Ett call-in-allotment omfattas av särskilda villkor, till exempel bokningsstopp, garanterat uttag av rum och betalningsvillkor. Din kontaktperson på Scandic informerar om vad som gäller för just ditt evenemang.

Varför krävs ett garanterat uttag för ett call-in-allotment?

Ett garanterat uttag hjälper oss att reservera överenskommet antal rum och planera kapaciteten därefter. Undantag kan ibland göras beroende på säsong, tillgänglighet och efterfrågan.

Vad kan vi göra om en stor grupp anländer före incheckning och det inte finns tillräckligt med plats för bagageförvaring?

För större grupper kan vi i vissa fall ordna ett separat rum för bagageförvaring. Detta beror på tillgänglighet och bör diskuteras med er kontaktperson i god tid före ankomst.

Vilka möjligheter finns för profilering och exponering vid möten och evenemang?

Många av våra hotell erbjuder möjligheter till profilering genom exempelvis rollups, digitala skärmar, skyltning och andra exponeringslösningar. Beroende på anläggning kan även ytterligare alternativ erbjudas. Diskutera gärna era idéer med er eventkoordinator så ser vi över möjligheterna tillsammans.

Finns det utrustning för digitala möten i mötesrummet?

Vissa av våra hotell erbjuder utrustning för digitala och hybrida möten. Utrustning och tekniska specifikationer varierar mellan hotellen. Vi rekommenderar att ni diskuterar era behov med er kontaktperson så hjälper vi er att hitta den bästa lösningen.

Erbjuder hotellet teknisk support?

Hotellets team finns tillgängligt under evenemangsdagen för att hjälpa till med uppsättning och svara på tekniska frågor. Om särskild teknisk support behövs kan detta ofta ordnas. Tala med er kontaktperson så hjälper vi er att hitta den bästa lösningen för ert möte.